Planifier et organiser les heures de travail est un élément important d'un travail efficace dans n'importe quel poste. Dans le cas du poste de direction, l'importance de la planification préalable augmente encore plus, il est donc nécessaire d'aborder très attentivement cette question.
Instructions
Étape 1
Le gestionnaire peut planifier lui-même son temps ou déléguer totalement ou partiellement cette fonction au secrétaire-assistant. Dans tous les cas, on ne peut pas se passer d'interaction avec le secrétaire, puisque c'est lui qui prépare et organise les réunions, le matériel pour les réunions, et reçoit les appels entrants. De plus, le secrétaire garde généralement en tête tous les plans du directeur qu'il connaît et essaie de les répartir en fonction des heures de travail, il est donc très important d'informer rapidement le secrétaire des changements dans ses plans.
Étape 2
Mais il ne faut pas compter uniquement sur la secrétaire, il est important d'apprendre à répartir son temps de manière à avoir le temps de faire tout ce qui est prévu. Une bonne façon de le faire est d'analyser chaque heure qui s'est écoulée et de savoir exactement ce qui a été fait et combien de temps cela a pris. Il est également nécessaire de mettre en évidence par vous-même les principales tâches globales en tant que leader, et de consacrer l'essentiel de votre temps de travail à leur solution. Dans tous les cas, les tâches les plus importantes doivent être résolues en premier lieu, car on sait que 80% des tâches actuelles sont résolues dans les 20% premiers de la journée de travail, et le reste du temps est consacré à seulement 20% du travail.
Étape 3
Ne laissez pas des événements aléatoires traverser votre emploi du temps. Il est préférable de prévoir un peu de temps à l'avance dans les plans, cela vous permettra d'avoir plus de temps pour terminer les tâches principales. Lors de la planification de réunions, d'événements, de réunions, de conférences, procédez à partir du temps réel qu'elles nécessiteront, en tenant compte de la préparation, de la connaissance préalable du matériel, des discussions et des questions spontanées. Essayez de répartir de tels événements dans le temps afin que le début de la prochaine rencontre ne repose pas sur la fin de la précédente, car dans ce cas, vous serez souvent obligé d'être en retard ou de froisser la finale.
Étape 4
Les tâches du secrétaire comprennent souvent une planification préalable de la journée et de la semaine, en tenant compte des appels reçus, des offres, des invitations. Il est conseillé en fin de journée de travail de discuter avec la secrétaire de son idée de votre emploi du temps, en y apportant des ajustements. C'est encore mieux de le faire l'après-midi, afin que le secrétaire ait la possibilité d'apporter des modifications, de passer des appels avec une proposition de report de tel ou tel événement. Le contact constant avec la secrétaire doit devenir une habitude, car son emploi du temps dépend directement du vôtre, et de nombreux événements nécessitent une préparation préalable de sa part.
Étape 5
Analysez les jours ouvrés passés en termes d'allocation efficace de votre temps. Peut-être verrez-vous des solutions qui vous permettront d'en faire plus, par exemple, organiser plusieurs réunions dans la même zone ou combiner certains événements. Prenez des notes sur les événements passés et prévus dans votre journal.
