Il existe une opinion selon laquelle une réunion est un événement qui peut être préparé spontanément. En fait, cette forme d'interaction commerciale nécessite une formation administrative sérieuse.
Thème de la rencontre
Le motif de la réunion doit être formulé par l'initiateur. Ce n'est en aucun cas toujours le participant le plus important à la réunion à ce titre. Compte tenu du fait que les réunions peuvent être intra-entreprise et avec la participation d'un large éventail d'invités, il est important de définir le sujet de manière à attirer toutes les personnes nécessaires au dialogue.
Typiquement, la formulation technique du sujet est assurée par le personnel administratif ou directement par le secrétaire de la réunion. L'ordre du jour de la réunion découle du sujet donné. Ce document comprend toutes les questions qui sont prévues pour la discussion. Par accord préalable, un orateur est affecté à chaque question, qui se voit attribuer une limite de temps pour son intervention sans tenir compte du débat. La durée de la discussion est fixée séparément dans l'ordre du jour.
Pour une meilleure compréhension des enjeux, il ne sera pas superflu de préparer un polycopié comprenant de brèves références, des statistiques ou toute autre information informative. Le secrétaire prépare ces documents avec chaque orateur séparément.
La dernière étape de la préparation documentaire est l'élaboration de projets de décisions sur chaque question. Ce document représente les solutions proposées par les rapporteurs sur la base de la discussion. Ils enregistrent les phrases finales présentées par les orateurs. Si les participants ne sont pas d'accord avec l'option du projet de décision, le document est corrigé par le secrétaire.
Personnes invitées
L'ordre du jour détermine en grande partie la liste approximative des personnes qui devraient être invitées à aborder les questions soulevées. Ainsi, une manière productive est d'inviter des personnes qui ont le point de vue opposé à l'orateur. Dans ce cas, la réunion sert de « table ronde » aux parties à la situation litigieuse.
Les participants à la réunion sont informés par n'importe quelle méthode disponible - un appel téléphonique, un e-mail ou une invitation personnelle. L'ensemble des documents doit être remis à l'avance à toutes les personnes participantes afin qu'elles aient la possibilité de se familiariser avec le matériel à l'avance.
Conduire une réunion
Un secrétaire doit participer à la réunion. Sa tâche est de rédiger un protocole à la suite de la discussion. Lors de la rédaction du document, ce n'est pas l'exactitude textuelle de l'enregistrement de la discussion qui est importante, mais le reflet des discours clés et des propositions spécifiques.
Afin d'exclure d'éventuelles divergences, il est préférable d'enregistrer le déroulement de la réunion sur un dictaphone. Tous les participants doivent être informés du début de l'enregistrement.
