L'étiquette des affaires implique la préparation correcte de la correspondance écrite. Et si les modèles et les en-têtes des lettres commerciales sont rédigés de manière assez standard, alors pas assez d'attention n'est accordée aux signatures dans la correspondance. Pour que le destinataire déchiffre correctement votre message, la lettre commerciale a force légale, il est nécessaire de présenter correctement et correctement le fonctionnaire à la fin de la lettre commerciale.
Instructions
Étape 1
Les lettres officielles doivent être imprimées sur un formulaire spécial conforme à la norme. En haut de la feuille de papier doivent figurer des éléments permanents: l'en-tête (nom complet et abrégé de la société d'envoi, son adresse postale et légale, numéro de téléphone et de fax, site Internet), puis le texte principal suit, en dessous - le signature du responsable.
Étape 2
Le champ de signature est situé dans le coin inférieur gauche directement sous le texte de la lettre commerciale. Avant la ligne de signature, indiquez le titre du poste de la personne qui signe la lettre et la transcription du nom complet. Étant donné que les lettres commerciales sont toujours rédigées sur le papier à en-tête des institutions, n'indiquez pas le nom de l'organisation elle-même dans la signature. Par exemple: Directeur général de la société de télévision et de radio, signature… A. P. Sidorov.
Étape 3
Parfois, il est nécessaire d'apposer deux ou plusieurs signatures sous des lettres commerciales s'il est nécessaire de confirmer la validité de la première signature ou dans des documents particulièrement importants (les lettres sur les questions financières et de crédit doivent également être certifiées par la signature du chef comptable de la entreprise). Placer les signatures strictement les unes au-dessous des autres dans l'ordre qui correspond à l'ancienneté du poste - du plus haut au plus bas, par exemple: Directeur du Département, signature… P. V. Tropaire
Chef comptable, signature … TS Sobanko.
Étape 4
Si la lettre doit être signée par plusieurs personnes occupant des postes identiques/égaux, placez leurs signatures au même niveau, par exemple: Chef du Service Financier, signature… B. O. Ivanov, Responsable des Ressources Humaines, signature … K. O. Petrov.
Étape 5
Si, au moment de la signature de la lettre commerciale, il n'y a pas de fonctionnaire pour la signature duquel la place sur le projet de formulaire a été préparée, le document a le droit d'être signé par la personne agissant comme son suppléant. Indiquez la position réelle de la personne dont la signature figurera dans la lettre ("intérimaire" ou "suppléant") et son nom de famille. Vous ne pouvez pas signer de lettres commerciales en utilisant la préposition "pour" ou une barre oblique devant la position.
Étape 6
Toutes les copies des lettres commerciales, envoyées et restantes pour être classées dans les fichiers des organisations, doivent avoir les signatures originales de ces fonctionnaires. La signature originale sur le document (et une lettre commerciale est un document juridique) est le principal moyen de le certifier. S'il n'y a pas une seule signature sur une lettre officielle, celle-ci n'a aucune valeur juridique.
