Les activités de nombreuses entreprises sont associées à la conclusion de contrats pour la fourniture de biens, l'achat de matières premières et de composants. Chaque entreprise conclut des contrats avec les employés. Pour faciliter l'utilisation de la documentation, la pratique consistant à maintenir une grande variété de journaux comptables est répandue. Dans un tel journal, il est commode d'enregistrer, par exemple, la chronologie du mouvement des documents individuels et les détails des contrats.
Nécessaire
- - un journal de comptabilité des contrats;
- - les contrats.
Instructions
Étape 1
Élaborer un formulaire pour tenir un registre des contrats. Il doit refléter les spécificités de l'entreprise et être facile à utiliser. Dans une grande entreprise, vous pouvez approuver un tel formulaire de revue par une commande spéciale, en le complétant par des recommandations pour remplir la documentation.
Étape 2
Concevoir la page de titre du magazine. Saisissez ici le nom du document. Indiquez le nom de l'entreprise et tous les détails requis. Saisissez la date de début de l'enregistrement. Dans une grande entreprise, il est conseillé de tenir un journal de contrat distinct pour chaque unité structurelle. Numérotez les pages du magazine, agrafez-le si nécessaire et apposez le sceau de l'organisation.
Étape 3
Divisez les pages de travail du journal en plusieurs colonnes dont le nombre sera déterminé par vos besoins et les spécificités des contrats. Prévoyez des colonnes pour le numéro de série du document, la date du contrat et son expiration. Une colonne séparée contiendra une brève indication de l'objet du marché. Inclure dans le journal également les personnes responsables de l'exécution des obligations contractuelles.
Étape 4
Si vous pensez que la forme électronique de la revue sera plus pratique, développez votre propre logiciel d'enregistrement des contrats ou commandez ce travail à un organisme spécialisé. Dans certains cas, vous pouvez utiliser le tableur Microsoft Excel à cette fin.
Étape 5
Désigner un fonctionnaire qui sera responsable de la tenue du journal. En règle générale, cette personne est un employé du service du personnel de l'entreprise ou un employé du service juridique.
Étape 6
Faites-en une règle de conserver systématiquement un enregistrement des contrats, reflétant la documentation qu'il contient de manière continue, et non au cas par cas. Cela permettra à la direction de l'entreprise d'avoir une image complète des processus qui se déroulent dans l'entreprise et offrira l'opportunité de naviguer rapidement dans le flux dense de la documentation.
