Lors de la réception de messages d'un partenaire commercial, beaucoup essaient de répondre à la demande reçue le plus rapidement possible, afin de ne pas faire attendre le partenaire. Et c'est correct - dans ce cas, le temps compte souvent, ce qui est difficile à surestimer. Mais sans trop réfléchir à la forme de la réponse, peu de gens pensent qu'en faisant cela, cela peut porter un coup à la réputation de l'entreprise.
Instructions
Étape 1
Pour commencer, étudiez attentivement les questions posées dans la lettre de la contrepartie. Préparez une réponse courte pour chaque élément, s'il y en a plus d'un. Procédez maintenant à la conception de la lettre-réponse à la demande. Pour ce faire, prenez le papier à en-tête de l'entreprise, avec le logo et les détails de l'entreprise imprimés dessus. S'il n'existe pas, saisissez manuellement l'en-tête de la lettre en y indiquant les informations nécessaires. Placer des détails dans une lettre est très précieux pour votre partenaire commercial. En les proposant dans chaque message, vous lui évitez d'avoir à les rechercher dans une pile de papiers ou de fichiers informatiques à chaque fois, ainsi que de faire une demande de précisions séparée s'il veut établir un nouveau contrat ou payer une facture.
Étape 2
Dans le coin supérieur droit, écrivez les coordonnées du destinataire de la lettre. Indiquez ici le nom de l'organisation, la fonction de l'auteur de la demande et son nom complet. Au contraire, dans le coin gauche, sélectionnez les lignes du numéro de départ, qui sera attribué au document lors de l'enregistrement, et la date. Dans ce cas, le nom du document n'est pas écrit. Commencez tout de suite par vous adresser par nom et patronyme, après le mot « Cher ». Dans la partie substantielle de la lettre, les premiers mots seront « En réponse à votre lettre, nous vous informons » (demande, demande, etc.). Ensuite, notez toutes les réponses préparées point par point, en respectant la numérotation séquentielle qui figurait dans la lettre d'origine.
Étape 3
Dans la dernière partie, exprimez votre demande, votre souhait ou vos exigences, en vous rappelant d'adhérer à un ton respectueux, un style d'écriture commercial et d'être alphabétisé. Terminez la lettre par les mots « Sincèrement » et indiquez votre nom et votre fonction. De plus, écrivez ici votre numéro de téléphone pour la communication et l'e-mail, si vous souhaitez recevoir une lettre de réponse ou des commentaires sur ce qui a été dit dans la lettre.
