La correspondance commerciale a des caractéristiques qui la distinguent des messages privés. Le style de communication officiel, l'adressage par nom et patronyme, le respect des règles d'orthographe et de ponctuation sont la base d'une lettre commerciale correcte.
Instructions
Étape 1
Il est préférable de commencer la lettre par les mots "Cher(s)…". Si vous devez contacter une personne de rang supérieur, assurez-vous de le faire par son nom et son patronyme. Pour communiquer facilement dans la vie, vous devez conserver un ton officiel dans votre correspondance commerciale. Si soudainement les lettres parviennent au PDG, il sera désagréablement surpris de voir un message d'accueil comme « Hé, mon frère ».
Étape 2
Lorsque vous vous adressez à une personne, écrivez avec une majuscule: vous, vous, le vôtre, vous, etc. Les références multiples sont toujours en minuscules.
Étape 3
Le ton de la lettre doit être sérieux et discret. N'entrez pas dans une description détaillée des flux de travail, écrivez au point. N'enlevez pas un temps précieux à l'interlocuteur en racontant les détails dont il n'a pas besoin.
Étape 4
Utilisez des polices standard et du noir lorsque vous écrivez. Le texte aux couleurs de l'arc-en-ciel n'est pas facile à lire. Si vous souhaitez mettre en évidence une phrase, écrivez devant elle "J'attire votre attention que…".
Étape 5
N'utilisez pas d'émoticônes. Ils ne sont pertinents que dans la correspondance amicale. Pour elle, il vaut mieux laisser un ton humoristique et des expressions d'argot ("soap" - e-mail, "programmeur" - un programmeur, etc.)
Étape 6
Commencez votre lettre en indiquant l'essence du problème. Alors seulement, posez toutes vos questions.
Étape 7
Essayez de tenir dans 1/3 feuille A4 en douzième police. Les lettres volumineuses sont difficiles à lire. Ils ne sont souvent pas lus jusqu'à la fin, ou des paragraphes entiers sont sautés. Si vous avez besoin d'écrire sur beaucoup de choses, divisez les informations en plusieurs messages.
Étape 8
Meilleure fin pour une lettre commerciale "Meilleures salutations, prénom et nom." Si vous communiquez par courriel, assurez-vous d'écrire une signature qui accompagnera toutes les lettres. Il devrait y avoir:
- nom, prénom, si nécessaire - patronyme;
- position;
- Nom de l'entreprise;
- l'adresse;
- Téléphone;
- informations supplémentaires - slogan, souhait, etc., si elles sont fournies par le style de l'entreprise.
Étape 9
Vérifiez la ponctuation et l'orthographe. Si vous n'êtes pas sûr des virgules, construisez la phrase différemment ou divisez-la en deux. Il vaut mieux remplacer un mot suspect par un synonyme.
