Lors de la conclusion d'un contrat, il est très important de protéger au maximum votre entreprise contre tous les risques possibles. Pour cela, la contrepartie est vérifiée sur des sites spécialisés pour la présence de dettes fiscales, la participation à des tribunaux d'arbitrage, la présence de créances de ses partenaires, acheteurs ou clients. Assurez-vous de demander le paquet de documents suivant.
Documents demandés
Toute société anonyme ou société par actions est dotée d'une charte, qui n'est pas un secret commercial et vous permettra de connaître les objectifs et types d'activités, l'importance du capital social, les noms des fondateurs et autres informations utiles. Afin de se prémunir totalement des risques dans le cadre d'une relation à long terme, il est préférable de demander des copies des documents demandés avec le sceau et la signature du gestionnaire. La dernière page doit être tamponnée par l'administration fiscale.
Des copies de l'OGRN (certificat d'enregistrement d'État) et du TIN (enregistrement fiscal) sont également requises. Si un partenaire potentiel est intéressé par une coopération sérieuse, il fournira également un nouvel extrait du registre d'État unifié des personnes morales, l'original ou une copie certifiée conforme. Un tel document peut être signé à la fois avec la signature manuscrite d'un fonctionnaire autorisé associée au sceau du département et avec une signature électronique renforcée - conformément à la loi n ° 63-FZ, ils sont équivalents.
Si l'entreprise n'est pas familière, il vaut la peine de demander des informations sur le nombre moyen d'employés, des copies de licences pour divers types d'activités, des certificats de propriété ou un contrat de location de locaux, des documents pour l'équipement, des passeports de véhicules.
Documents demandés lors du contrôle par l'administration fiscale
Pour se protéger pleinement lors d'un contrôle fiscal, il est important de s'assurer que toutes les contreparties sont « clean ». Avant de conclure un accord, ainsi qu'une fois par trimestre, vous devez demander une copie certifiée conforme de la déclaration de TVA avec une marque à la livraison à l'administration fiscale, des informations sur l'état des paiements pour les taxes et les frais. Il est également dans un premier temps important de clarifier, et il est préférable d'obtenir une lettre officielle sur le système de taxation appliqué.
Savoir si une contrepartie paie la taxe sur la valeur ajoutée est nécessaire non seulement pour être sûr de son honnêteté devant la loi. Si l'entreprise de transport, le fournisseur ou l'entrepreneur ne paie pas la TVA à temps, son paiement peut être perçu auprès du consommateur de services ou de l'acheteur, et il est assez difficile de se disputer avec les autorités fiscales dans ce cas.
Que rechercher lors de la conclusion d'un contrat
Pour éviter que le fournisseur, l'entrepreneur ou l'entreprise de transport ne puisse se retirer des termes du contrat en cas de litige, il est important de s'assurer que toutes les signatures ont été fournies par des personnes autorisées. Souvent, un contrat, des spécifications, des demandes, des procurations, des UPD, des factures, des actes de travail exécutés et d'autres documents sont signés par des gestionnaires ou des comptables. En cas de recours en justice, la direction hausse simplement les épaules et se dégage de toute responsabilité pour les activités de ses employés, même si à ce moment-là ils travaillent encore dans l'organisation.
Un contrôle minutieux des signatures dans les documents aidera à éviter cette situation. Au préalable, il est nécessaire de demander des copies certifiées conformes des décisions (procès-verbal) sur la nomination d'un gestionnaire, un arrêté sur la nomination ou le recrutement d'un chef comptable. Si le chef a le droit de signer pour lui, alors l'ordre correspondant. Au besoin, obtenir des procurations pour les personnes autorisées à signer les documents demandés au nom de l'entreprise.
