Le travail de bureau est une partie importante des activités de toute entreprise, ce qui vous permet de conserver des enregistrements de tous les documents administratifs et commerciaux. Un employé ou une unité entière, dont les tâches incluent le travail de bureau, existe dans chaque entreprise, quelle que soit sa forme de propriété. Un travail de bureau réalisé avec compétence est la garantie d'un travail bien coordonné de l'ensemble de l'entreprise et de sa réponse rapide aux changements des conditions commerciales et du marché.
A quoi sert le travail de bureau ?
Tôt ou tard, après le démarrage des activités, toute entreprise est confrontée à la nécessité d'organiser le travail avec des documents, qui sont l'outil de gestion de base, car c'est avec leur aide que s'effectue le transfert des orientations et que les décisions de gestion sont communiquées. à un interprète spécifique. Le système de travail de bureau dans l'entreprise est conçu pour assurer la normalisation et l'uniformité de la documentation, organiser sa comptabilité et son stockage afin de faciliter le travail avec les documents commerciaux. Les fonctions du système de travail de bureau comprennent:
- organisation compétente du flux de travail, assurant le transfert rapide des documents le long du chemin le plus court avec une consommation de temps minimale, vous permettant de contrôler le passage de tout document et son exécution en temps voulu;
- un système automatisé d'enregistrement et de comptabilité de toute la documentation entrante, sortante et interne;
- l'archivage des documents, qui permet de les systématiser selon des critères formels et de les constituer en dossiers;
- création d'une nomenclature des cas - un système de codes selon des listes d'en-têtes de cas, facilitant leur systématisation et déterminant les durées de conservation des archives établies par les réglementations législatives ou professionnelles.
Si toutes ces fonctions de travail avec flux de documents dans l'entreprise sont mises en œuvre, on peut dire que le système de travail de bureau est débogué et fonctionne comme requis.
Aspects organisationnels et juridiques
Tout document contenant les détails de l'entreprise est considéré comme un document commercial et, par conséquent, les conséquences juridiques sont déterminées pour elle, c'est-à-dire. ce document peut déjà être présenté au tribunal lors de la résolution de conflits et de contradictions survenus. Par conséquent, la conduite des travaux de bureau doit être effectuée sur la base de documents réglementaires - des instructions spécialement élaborées, vérifiées par le service juridique et approuvées par le chef d'entreprise. Cette instruction n'est pas seulement un manuel, mais aussi un document obligatoire pour l'exécution, de sorte que toutes les personnes intéressées doivent en prendre connaissance contre signature.
Les formes de documents, selon lesquelles l'entreprise exerce ses activités, doivent être normalisées. La composition des détails qui doivent être indiqués sur les formulaires est déterminée conformément à GOST R 6.30-2003 «Systèmes de documentation unifiés. Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences pour la paperasse . La même norme établit également des exigences pour la conception de la documentation commerciale et administrative.
