Les documents d'accompagnement sont établis afin de confirmer l'envoi du nombre de documents, marchandises et autres valeurs matérielles qui y sont indiqués. En outre, les documents d'accompagnement relatifs au transport de marchandises peuvent contenir d'autres informations.
Lettre de transmission
Les documents officiels transmis sont presque toujours accompagnés d'une lettre de motivation. Il contient les coordonnées de l'expéditeur, du destinataire, une description des documents et matériels à envoyer. Il est également conseillé de noter le nombre de feuilles qui composent le document envoyé. La lettre d'accompagnement est rédigée comme un document séparé sur deux feuilles, dont l'une reste à l'expéditeur. Dans les organisations, le numéro et la date de sortie sont estampillés sur les lettres d'accompagnement. Ces mesures sont nécessaires pour s'assurer que tous les documents sont reçus en toute sécurité par le destinataire. C'est aussi, dans une certaine mesure, l'assurance de l'expéditeur.
Documents d'accompagnement pour le transport de marchandises
Lors de l'exécution du transport, les documents d'expédition servent de documents d'accompagnement, ainsi qu'un contrat de transport écrit. Ils se présentent sous la forme d'une lettre de voiture pour le transport ferroviaire, d'une lettre de voiture pour le transport aérien, d'une lettre de voiture pour le transport routier et d'un connaissement pour le transport maritime.
Les informations nécessaires sur la cargaison (son nom, la quantité, la méthode de détermination du poids, etc.), l'expéditeur, le destinataire, la distance de transport et sa valeur sont inscrites sur la lettre de voiture. C'est le document principal du transport et il détermine la relation entre l'expéditeur, le transporteur et le destinataire.
Le connaissement est également une garantie confirmant le droit de son détenteur de disposer de la cargaison spécifiée dans le connaissement et de recevoir la cargaison après son transport. Sur la base du document d'expédition, le transporteur établit un connaissement dans lequel l'expéditeur indique le nom de l'expéditeur et du destinataire, les informations nécessaires sur la cargaison expédiée, le montant du transport (fret). Pour l'inexactitude des informations et toutes les conséquences qui y sont associées, l'expéditeur de la cargaison est responsable envers le transporteur.
Le connaissement confirme l'acceptation des marchandises pour le transport et les accompagne tout au long du parcours. En outre, il est, avec les marchandises, transféré par le transporteur au destinataire.
Un connaissement dans tous les types de transport, à l'exception du chemin de fer, est établi en trois exemplaires ou plus de sorte que chaque partie dispose d'un exemplaire du connaissement en cas de litige.
L'expéditeur de la cargaison doit fournir au transporteur, en plus du connaissement, également tous les documents requis pour les règles sanitaires, douanières, de quarantaine et autres.
