Dans le processus de travail, les chefs d'organisation doivent tenir des registres. Cela comprend le personnel, la comptabilité et la comptabilité fiscale. On comprend aisément que cela implique un volume de titres assez important et, par conséquent, d'informations. Pour éviter toute confusion dans les données, il est nécessaire de planifier correctement la maintenance de la documentation.
Instructions
Étape 1
Si l'organisation est grande, il est conseillé d'embaucher un employé pour chaque site. Disons qu'un employé est nécessaire pour enregistrer les documents du personnel, un autre ou même plusieurs sont nécessaires pour la comptabilité. Dans la description de poste, indiquez clairement les responsabilités de chaque personne travaillant dans votre état. Tout d'abord, incluez une clause sur la façon de tenir des registres.
Étape 2
Si vous voulez économiser de l'argent, vous pouvez conserver la documentation vous-même. Pour les dossiers du personnel, achetez plusieurs dossiers et un cahier. Des dossiers seront nécessaires pour regrouper les documents. Par exemple, vous pouvez créer un dossier pour les employés qui travaillent actuellement dans l'organisation; un autre dossier est nécessaire pour l'archive. Pour faciliter la recherche d'informations, notez les données dans un cahier. Disons qu'ils ont embauché un employé. Dans le cahier, notez de brèves informations à son sujet, indiquez également le dossier dans lequel vous pouvez trouver des données plus détaillées.
Étape 3
Assurez-vous de rester à l'écoute pour les documents mis à jour. Pour chaque employé, vous devez émettre une carte personnelle, entrez ici toutes les informations sur le travail. Par exemple, un employé est parti en vacances, écrivez cette information sur la carte. Vous devez également remplir une feuille de temps mensuellement.
Étape 4
La comptabilité est plus complexe et prend du temps. Pour le mener, vous avez besoin de connaissances particulières. Assurez-vous de suivre les changements dans la législation. Les documents doivent être dans des dossiers ("Contrats", "Banque", "Cash Book", "Factures émises", "Factures reçues", "Rapports anticipés", etc.). Tous les documents doivent être classés par ordre chronologique. Vous devrez numéroter, coudre et certifier certaines archives avec un sceau et une signature. Ces documents comprennent un livre de caisse, un livre de vente, des achats et autres.
