La décision de toute réunion n'est juridiquement contraignante que si elle est formalisée dans le procès-verbal. Les procès-verbaux d'assemblées parentales, de propriétaires « ou d'assemblées d'actionnaires, bien sûr, diffèrent par leur contenu, mais les exigences pour la forme sont toujours approximativement les mêmes.
Écrire sur un brouillon
Il n'est pas toujours pratique de taper sur un ordinateur lors d'une réunion, de sorte que le compte rendu peut d'abord être rédigé sur un brouillon. Certaines informations peuvent être saisies avant le début de la réunion. Au-dessus, écrivez le mot "Minutes", juste en dessous - le nom de la réunion et la date. Encore plus bas à gauche, écrivez le mot "Attendu". Si une décision doit être prise à la majorité qualifiée ou simple de la liste, indiquez combien de personnes auraient dû être présentes. Ceci est important, par exemple, lorsqu'il s'agit d'une réunion de propriétaires qui doivent décider de la gestion de la maison, collecter de l'argent pour des réparations majeures, etc. Écrivez votre ordre du jour ci-dessous. Si vous avez l'intention de discuter de sujets que vous ne connaissez pas encore, ajoutez l'élément « Divers ». Dans certains cas, le délai doit être précisé.
Après le début de la réunion
Notez combien de personnes sont présentes et combien devraient être. Sous l'ordre du jour, écrivez le mot « Écouté » et mettez deux points. Notez les questions, les noms des intervenants et un résumé des interventions, point par point. Les orateurs peuvent être invités à soumettre leurs discours à l'avance. Notez sur le procès-verbal les questions posées à chaque présentateur et les réponses. Quant aux solutions, elles peuvent être saisies après chaque question ou sous forme de bloc unique en bas du protocole. N'oubliez pas d'indiquer combien de personnes ont voté "pour", "contre", combien se sont abstenues. Sous les décisions, écrivez les noms du président et du secrétaire, et mettez la date. Dans certains cas, il est nécessaire d'indiquer les noms de tous les membres du présidium.
Tapez du texte sur l'ordinateur
Lorsqu'elle tape sur un ordinateur, la secrétaire édite généralement le texte. Essayez de le modifier pour qu'il ne brise pas le sens. Cela est particulièrement vrai pour les décisions. Il n'existe pas de formulaire uniforme pour l'enregistrement des protocoles, mais les règles suivantes s'appliquent généralement:
- le texte est tapé en taille 14 points avec un ou un intervalle et demi;
- alignement du texte principal - des deux côtés;
- alignement du titre - centré, nombre de participants - à droite;
- les paragraphes commencent par une ligne rouge.
Tapez le texte, n'oubliez pas de laisser un espace pour les signatures du président et du secrétaire, ainsi que de mettre des transcriptions des signatures. Mettez la date en bas. Imprimez le procès-verbal et laissez-le signer par le président et le secrétaire. Il y a des cas où une réunion est tenue par contumace. Dans ce cas, les textes des discours ne sont pas écrits. Le reste du protocole est rédigé de la même manière.
