A l'issue de la réunion, un protocole doit être établi afin de fixer l'ordre du jour de la réunion, les décisions prises, les conditions dans lesquelles elles seront mises en œuvre, etc. Il est important de rédiger le procès-verbal immédiatement après la réunion., et ne pas reporter "à plus tard". C'est bien si une secrétaire professionnelle peut tenir les procès-verbaux. Cependant, si ce n'est pas le cas, d'autres personnes connaissant certaines règles de tenue des procès-verbaux peuvent également le faire.
Instructions
Étape 1
La personne qui dresse le procès-verbal de la réunion doit être au courant de toutes les décisions des réunions passées afin de comprendre la logique des décisions prises. Si vous rédigez un procès-verbal d'une réunion, faites des copies des procès-verbaux de plusieurs réunions précédentes. Lors de la réunion, documentez immédiatement les points à l'ordre du jour.
Étape 2
À côté de chaque point à l'ordre du jour, notez toutes les pensées qui ont été exprimées au cours de la réunion. Cela peut être fait brièvement, car le procès-verbal sera finalisé non pas pendant la réunion, mais après celle-ci. Le but de ces notes est qu'avec elles, vous ne manquerez pas une seule pensée importante exprimée. Notez également les noms de ceux qui prennent la parole pour vous rappeler qui a dit quoi et sur quel sujet. N'écrivez que des faits à partir de déclarations, et non d'opinions ou d'hypothèses personnelles.
Étape 3
L'exécution même du protocole doit avoir lieu immédiatement après la réunion, afin que les points importants ne soient pas oubliés ou que les enregistrements ne soient pas perdus. Le procès-verbal doit contenir une brève description de la réunion dans un style professionnel. Pour ce faire, utilisez le discours indirect, écrivez tout au passé: "II Ivanov a noté que …".
Étape 4
Le contenu du protocole doit comprendre:
1. "caps" indiquant l'objet et la date de la réunion, indiquant parfois également l'heure de début de la réunion;
2. les listes des personnes présentes et absentes;
3. un résumé des décisions prises - indiquant les initiateurs de ces décisions.
