Une lettre de service est un moyen courant d'informer des tiers par courrier. Il est utilisé lorsqu'il est nécessaire d'avoir une confirmation écrite du transfert d'informations importantes au partenaire ou lorsqu'il est impossible d'utiliser d'autres types de communication. Ce document a de nombreuses variétés, mais il existe des règles générales qui doivent être prises en compte lors de la préparation d'une telle lettre.
Nécessaire
Papier à en-tête
Instructions
Étape 1
Pour commencer, procurez-vous le papier à en-tête de votre organisation spécialement conçu pour ces lettres. Sa principale différence avec le papier à en-tête standard est la présence de coordonnées postales ainsi que de coordonnées bancaires. Si ce n'est pas le cas dans votre entreprise, préparez votre propre version. Placez le logo ici et indiquez le nom de l'organisation, les coordonnées bancaires, l'adresse postale, les téléphones, fax et e-mail pour la communication.
Étape 2
Dans le coin supérieur droit, indiquez le destinataire de la lettre (nom de la société, adresse postale, fonction, nom complet du responsable). Si la lettre est adressée à plusieurs organisations, leurs adresses sont placées les unes à la suite des autres, mais pas plus de quatre à la suite et sans préciser les dirigeants. Allez maintenant directement au texte de la lettre, puisque ce document n'écrit pas son nom (contrairement aux actes, mémos, etc.). Au lieu de cela, vous pouvez indiquer brièvement l'objet de la lettre, l'essence de votre appel - "à propos du retard de paiement", "à propos de la modification des conditions", etc.
Étape 3
Le texte de la lettre doit être dans un style commercial. Énoncez l'essence aussi brièvement et précisément que possible afin d'éviter toute confusion lors de la transmission d'informations importantes. Une lettre doit traiter d'un problème. N'essayez pas de résoudre tous les problèmes entre vous et votre partenaire en une seule lettre. Chacun doit être considéré séparément, car il peut y avoir différents artistes interprètes ou exécutants et, en outre, cela peut être important en cas de litige nécessitant une décision de justice. En conséquence, il est préférable de ne pas afficher le volume de la lettre au-delà d'une page.
Étape 4
Enfin, énumérez tous les documents supplémentaires dans la section Annexes. Laissez une place à la signature du gérant et déchiffrez sa signature entre parenthèses (nom, initiales). Assurez-vous d'indiquer le nom complet de l'artiste et le numéro de téléphone du bureau pour la communication. Signez le document original avec votre superviseur et enregistrez la lettre auprès du secrétariat de votre organisation en tant que document sortant.
