Le tableau des effectifs est un document interne qui contient une liste des divisions structurelles et le nombre d'unités de personnel qui leur sont affectées. Parallèlement, pour chaque unité de personnel, le nom du poste, spécialité, profession est déterminé avec une indication des qualifications. Il s'agit d'un document relatif aux formulaires unifiés de la documentation comptable primaire, qui est rempli selon le formulaire unifié n° T-3 et approuvé par l'arrêté concerné.
Instructions
Étape 1
Le tableau des effectifs est élaboré par les employés du service du personnel, du service comptabilité, planification et économique ou juridique pour le compte du chef d'entreprise. Si nécessaire, la responsabilité de son élaboration peut être attribuée à un employé spécifique, à propos duquel un ordre séparé est établi. Le tableau des effectifs n'est pas valable sans son approbation par l'arrêté concerné, comme en témoigne l'inscription sur sa première feuille: « Approuvé par arrêté » indiquant le numéro et la date de l'ordre.
Étape 2
Le tableau des effectifs est approuvé, généralement au début de l'année civile et entre en vigueur le premier jour du mois pour faciliter la paie, qui change avec son introduction. Par ordre du chef, toutes les modifications qui y sont apportées sont approuvées.
Étape 3
Si des modifications n'ont pas été apportées ou étaient mineures, une réapprobation annuelle n'est pas requise, dans ce cas, il suffit de publier uniquement une liste de modifications en annexe au tableau des effectifs.
Étape 4
L'ordre du chef, qui approuve le tableau des effectifs, peut ne pas contenir la partie constatante, car aucune explication ni aucun motif supplémentaire n'est requis pour l'introduction du tableau des effectifs. Il peut commencer tout de suite par les mots « je commande », et le texte indique seulement que le tableau des effectifs est approuvé avec un effectif de tant de personnes et avec tel ou tel fonds de salaire mensuel.
Étape 5
S'il existe certaines raisons qui ont nécessité l'introduction d'un nouveau tableau des effectifs, elles doivent dans ce cas être reflétées dans la partie de vérification de l'ordre.
Étape 6
L'ordre doit être signé par le chef d'entreprise ou une personne autorisée à le signer. Les dates d'établissement, d'approbation et d'entrée en vigueur du tableau des effectifs sont généralement différentes. La date de son introduction, après laquelle il est entré en vigueur, est toujours postérieure aux dates de sa préparation et de son approbation.
