Les premières impressions sont toujours importantes pour établir des contacts commerciaux, surtout si la coopération commence par une conversation téléphonique. Pour éviter que le début d'une conversation professionnelle ne se froisse, il est nécessaire de respecter plusieurs règles d'étiquette téléphonique.
Instructions
Étape 1
Attention aux bruits de fond. Passer un appel important dans une rue bruyante ou dans les transports en commun n'est pas la meilleure solution. L'interlocuteur ne vous entendra pas, mais le rugissement des voitures, à la suite duquel la conversation se transformera en une série de questions et de clarifications constantes. Trouvez une cour tranquille ou reportez l'appel jusqu'à ce que vous arriviez à la maison ou au travail.
Étape 2
Présentez-vous. N'oubliez pas de prononcer clairement votre prénom, votre nom et le nom de l'entreprise dans laquelle vous travaillez, même si vous avez déjà appelé ce numéro. S'il s'agit de votre premier appel, vous devez prononcer plusieurs fois votre nom de famille pour que l'interlocuteur l'entende correctement. Pour que cela ne semble pas trop intrusif, présentez-vous immédiatement par votre nom de famille, puis répétez-le en ajoutant votre nom complet.
Étape 3
Assurez-vous de passer au bon endroit et parlez à la personne avec qui vous avez planifié. Attendez que l'interlocuteur se présente, ou précisez vous-même le nom de l'entreprise, le nom, le prénom et la fonction de l'employé qui a répondu au téléphone. À l'avenir, adressez-vous à l'interlocuteur par son nom, même si vous ne parlez qu'avec la secrétaire.
Étape 4
Vérifiez s'il est pratique pour l'autre personne de parler en ce moment. Il vaut mieux savoir immédiatement à quel point l'autre personne est prête pour la conversation que de ne pas être interrompu au milieu de la conversation. Si on vous demande de rappeler plus tard, veuillez vérifier quand cela vous conviendra. Il est préférable de dire une phrase affirmative avec une intonation interrogative. Par exemple: « Vais-je vous rappeler dans 20 minutes ? » Ne demandez pas à l'interlocuteur de rappeler de lui-même, s'il ne le propose pas lui-même.
Étape 5
Indiquez le but de votre appel. Essayez de ne pas utiliser de longues phrases, des constructions confuses. Chaque phrase ne doit contenir qu'une seule pensée. Soyez bref, clair et va droit au but. L'autre personne appréciera que vous économisez son temps. Lorsqu'elles sont inquiètes, de nombreuses personnes accélèrent le tempo de leur discours. Essayez d'éviter cela. Vous devez parler calmement et assez lentement pour que l'autre personne puisse insérer le mot dans le flux de votre discours. Vous ne devez pas parler de manière monotone: mettez tout le stress logique dans votre esprit, mettez en évidence les phrases particulièrement importantes avec votre voix.
