La comptabilité des règlements avec les créanciers et les débiteurs est l'un des domaines clés du travail du service comptable de toute organisation. L'acte de rapprochement des règlements mutuels est un document comptable principal utilisé par les contreparties pour contrôler l'exécution des obligations mutuelles. Il est établi sous la forme d'un registre contenant toutes les opérations d'expédition de marchandises, de prestation de travaux et de services et leur paiement pendant une certaine durée.
La forme de l'acte n'est pas fixée au niveau législatif, par conséquent, chaque entreprise, soumise à toutes les exigences pour la préparation des documents primaires, a le droit de développer sa propre version de l'acte. Un document établi par l'une des parties à l'accord en deux exemplaires et signé par une personne habilitée est adressé au cocontractant qui, en cas d'accord sur la régularité des règlements mutuels, le confirme par une signature et en renvoie un exemplaire.
En cas de divergences, la contrepartie a le droit de signer un acte indiquant les inexactitudes dans la comptabilité ou de joindre son propre registre des règlements au document. Le refus de signer l'acte signifie que le débiteur ne reconnaît pas l'existence d'obligations envers la contrepartie.
Il est fortement recommandé de laisser le rapport de rapprochement dans les cas où les parties coopèrent de manière continue et prévoient de renouveler les accords existants à l'avenir et de conclure des accords supplémentaires. Ce document est également requis dans les situations où le coût d'un produit, d'un travail ou d'un service est élevé et où le vendeur propose un paiement différé.
Si les parties à l'accord ont des obligations mutuelles, alors, après avoir rédigé un acte de réconciliation pour les confirmer, elles peuvent les compenser. De plus, la présence d'un registre des obligations mutuelles à portée de main permettra de gagner du temps dans la recherche de documents primaires s'il est nécessaire de clarifier les règlements entre contreparties. Les états de rapprochement signés par les parties confirment également les soldes des comptes débiteurs et créditeurs à la fin de la période de reporting et au début de la période suivante lors de la préparation des états financiers.
Bien que le rapport de rapprochement ne puisse pas être utilisé en justice comme preuve d'une transaction et de l'existence d'une dette en vertu de celui-ci, il peut être utilisé pour prolonger le délai de prescription et augmenter les chances de recouvrement des créances. Ayant en main un acte de conciliation signé, ce qui signifie en réalité que la contrepartie reconnaît sa dette, le créancier augmente le délai pendant lequel il peut poursuivre le débiteur en paiement de fonds. Dans ce cas, il est très important de vérifier si l'autorité de la personne dont la signature figure sur le document est valide.
