Les caractéristiques de la construction d'un dialogue d'affaires constructif dépendent de la situation dans laquelle il se déroule et des objectifs qui vous sont fixés. Dans tous les cas, il faut réfléchir en amont aux questions-réponses à l'interlocuteur, et a fortiori à l'auditeur.
Instructions
Étape 1
De nos jours, les auditeurs sont extrêmement rares à être inattendus. Le plus souvent, ils annoncent à l'avance leur visite ou ont même un calendrier d'arrivées - hebdomadaire ou mensuel. Connaissant le jour où le chèque arrivera, préparez à l'avance tous les papiers nécessaires et mettez-les dans un dossier séparé.
Étape 2
Feuilletez les documents préparés. Faites attention aux endroits douteux en eux. Ils peuvent également poser des questions aux auditeurs. Reprenez les documents à l'avance ou réfléchissez à ce que vous allez répondre exactement. Notez tous les arguments sur une feuille de papier, fournissez-leur des informations supplémentaires.
Étape 3
Lorsque l'auditeur arrive, demandez de quel type d'aide il a besoin. Vous aurez peut-être besoin de papeterie - papier, stylo. Ou un ordinateur avec accès à Internet. Parlez poliment et gentiment. Vous et lui remplissez tous les deux vos fonctions officielles, où il n'y a pas de place pour les émotions.
Étape 4
Demandez à l'auditeur si votre présence est nécessaire. Peut-être qu'il peut le faire tout seul. Lorsque vous partez, veillez à laisser votre numéro de téléphone de contact - mobile et travail, afin que l'auditeur puisse toujours vous contacter.
Étape 5
Si l'auditeur a des questions, répondez-y clairement, sans vous écarter du sujet. Personne n'a besoin de détails superflus. De plus, des informations supplémentaires peuvent déclencher une nouvelle vérification, qui va s'éterniser.
Étape 6
Lorsque vous parlez avec l'auditeur, faites attention aux questions qu'il pose. Ce qui l'intéresse le plus et ce qui fait douter. Préparez des documents pour votre prochaine visite en fonction des informations reçues.
Étape 7
Si vous n'êtes pas en mesure de répondre à la question de l'auditeur, contactez votre superviseur. Ou demandez du temps pour préparer les informations. En aucun cas, vous ne devez dire « je ne sais pas » à l'auditeur. Cela peut créer une incertitude quant à votre compétence.
Étape 8
Dans une conversation, essayez de ne pas utiliser de termes spécifiques liés, par exemple, à la production, qui peuvent ne pas être familiers à l'auditeur. Ou décodez-les immédiatement.
Étape 9
Restez calme et serviable et répondez clairement aux questions. Ensuite, vous construirez un dialogue constructif et créerez une base de relations bienveillantes et mutuellement bénéfiques pour l'avenir.
