Conformément au Code du travail de la Fédération de Russie et à la procédure de flux de documents établie, toute déclaration d'un employé doit être enregistrée en tant que document interne. L'enregistrement de la demande est effectué par un employé du personnel ou un secrétaire de l'entreprise auprès de l'autorité compétente au moment de son dépôt. Les informations sur l'acceptation de la demande sont inscrites dans un registre spécial, en fonction du type de demande reçue. Dès réception d'un document par courrier recommandé par courrier à l'adresse de l'entreprise, il est enregistré en tant que document entrant.
Instructions
Étape 1
Lorsque vous recevez une demande d'un employé, vérifiez qu'elle porte la date et la signature de l'employé lui-même, ainsi qu'une résolution de son supérieur immédiat. Pour vous inscrire sur le document lui-même, écrivez "Reçu", indiquez la date actuelle de réception de la demande. Ensuite, indiquez le poste de la personne qui enregistre le document, écrivez le nom du registraire et signez.
Étape 2
S'il s'agit d'une demande de licenciement, d'embauche, de vacances et d'autres documents personnels, elle est enregistrée par le service du personnel dans le registre des candidatures. Donnez à la demande un numéro de série à la suite du dernier document enregistré.
Étape 3
Dans les champs appropriés du journal, entrez les informations sur la date de réception, le nom complet de l'employé qui a soumis la demande. Pour une grande entreprise, il est également nécessaire d'indiquer en plus l'unité structurelle et le matricule de l'employé. Ensuite, indiquez brièvement l'essence du document (licenciement, vacances ou autre). Dans un champ séparé, notez la résolution du gestionnaire apposée sur la demande.
Étape 4
Dès réception de toute demande par courrier, vous devez remplir le journal des correspondances entrantes. Attribuez le numéro de série du document entrant à l'application. Dans le journal, indiquez la date de réception, le nom complet et l'adresse de l'expéditeur, ainsi que l'employé qui a signé la lettre. De la même manière, marquez dans le journal le contenu du document et la résolution finale sur celui-ci par le responsable. Le document entrant doit être enregistré dès son arrivée.
