Dans un horaire de travail chargé, il peut être difficile de trouver du temps non seulement pour le déjeuner, mais aussi pour un répit de cinq minutes. Travailler en mode d'urgence n'entraîne pas seulement une fatigue physique. L'inconfort psychologique s'accumule, ce qui peut provoquer une dépression. C'est pourquoi il est nécessaire d'organiser avec compétence la journée de travail afin de parvenir à effectuer des tâches sans hyper-efforts.
Matrice de gestion du temps - Comment la construire
Le moyen le plus populaire d'optimiser le temps de travail est la matrice d'Eisenhower. C'est la première chose que l'on apprend à rattraper dans les formations en gestion du temps. Dans un simple tableau à quatre cellules, les tâches sont écrites, divisées par priorité. Dans le carré supérieur gauche - urgent et important. Cela inclut la résolution des moments de travail de crise aiguë, des tâches urgentes, des projets dont les échéances approchent. En haut à droite - des questions importantes, mais pas si urgentes. Il s'agit de planifier de nouveaux projets, d'évaluer l'efficacité des projets terminés, les tâches quotidiennes en cours, d'identifier de nouveaux domaines d'activité. La cellule en bas à gauche - des tâches moins importantes, mais urgentes. Cela comprend les conversations téléphoniques, certaines réunions, l'examen de documents urgents, les activités sociales. Et la dernière cellule en bas à droite - les questions ne sont ni importantes ni urgentes. C'est un travail de routine, quelques appels, des divertissements.
La journée de travail la plus efficace est considérée comme celle où le carré supérieur droit est rempli au maximum - avec des questions importantes, mais pas urgentes. Cela signifie qu'il y a du temps pour terminer toutes les tâches assignées, tout se passe comme prévu, aucune urgence n'est prévue. Si le carré supérieur gauche est plein, cela signifie que de nombreuses tâches ont été reportées "pour plus tard", et maintenant vous devez nettoyer le tas accumulé de questions urgentes et très importantes. En même temps, s'accumulent des choses importantes, mais pas urgentes, qui doivent aussi être faites, mais il n'y a pas de temps pour cela. Et après l'achèvement de l'urgence, le suivant est formé en raison du fait que les anciens cas non urgents ont depuis longtemps approché les délais de leur mise en œuvre.
Pour éviter un tel développement d'événements, il est nécessaire de compiler la matrice d'Eisenhower régulièrement, et pas seulement un jour ouvrable. Les gestionnaires les plus efficaces le font plusieurs fois. A la fin du mois - le suivant, distribution des tâches principales aux cellules. À la fin de la semaine - la suivante, en éparpillant le travail en cours dans les carrés et en faisant des ajustements. Et avant la fin de la journée de travail - la suivante, élaboration d'un plan des matières premières. Une telle répartition des responsabilités prendra cinq à dix minutes, et vous permettra de ne pas vous creuser la tête pour savoir quelles choses faire en premier et lesquelles - plus tard.
Crise constante - que faire?
Si les choses s'accumulent et s'accumulent et que huit heures de travail ne suffisent pas pour effectuer toutes les tâches, il vaut la peine d'envisager une délégation de pouvoir. Peut-être que trop de tâches ont été définies qui ne peuvent pas être traitées par un seul employé. Cette situation mérite d'être clarifiée à la direction. Pour ce faire, vous devez créer une liste de tâches avec des sous-éléments - ce que vous devez faire pour terminer la tâche. Mieux encore, programmez le temps passé. Cela montrera clairement au patron qu'il est irréaliste de faire face à tout le volume de travail pour une seule personne. Dans ce cas, une partie des tâches peut être supprimée du manager et transférée à un autre employé.
