La documentation comptable principale de l'entreprise contient des informations sur toutes les transactions commerciales, le mouvement de l'argent, le calcul et le paiement des salaires et le paiement des impôts. Sur la base de ces documents, des enregistrements sont conservés. Par conséquent, la perte d'un seul document fausse les états financiers et constitue une violation de la loi. Selon l'art. 17 de la loi "Sur la comptabilité", les entreprises doivent assurer de manière indépendante la sécurité des documents comptables.
Instructions
Étape 1
La loi définit la durée de conservation des documents comptables primaires à 5 ans, tandis que le Code des impôts de la Fédération de Russie limite la durée de conservation à 4 ans. Afin d'éviter les sanctions prévues par le Code des infractions administratives (art. 15.11), vous devez tout de même respecter les délais plus longs prescrits par la loi. En outre, il existe une liste approuvée par l'arrêté de Rosarkhiv du 6 octobre 2000. Selon elle, la durée de conservation doit être déterminée en fonction du type de chaque document spécifique.
Étape 2
Fixer par arrêté les durées de conservation de la documentation comptable primaire, en tenant compte des dispositions de la loi et des règlements établis par la liste. Dans la commande, précisez à partir de quel moment la durée de conservation doit être calculée. En général, le début de la période de conservation des documents est le 1er janvier de l'année suivant l'année au cours de laquelle le document a été complété par des travaux de bureau. Pour le livre d'achat et le livre de vente, fixez le début de la période de stockage à partir de la date de la dernière entrée (clauses 15 et 27 du Règlement, approuvé par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 2 décembre 2000 n°. 914).
Étape 3
Prévoyez une pièce séparée pour les documents comptables, qui doit être équipée d'armoires ignifuges et de coffres-forts spéciaux. Les coffres-forts sont destinés à stocker des formulaires de déclaration stricte. De plus, ils peuvent stocker les papiers et documents étiquetés "Secret commercial". Déterminer par arrêté la procédure d'accès à ces coffres, les personnes responsables mandatées par le chef comptable, ainsi que la procédure de délivrance de la documentation primaire du dépôt.
Étape 4
Dans le cas où l'entreprise est suffisamment grande et qu'il y a beaucoup de documents, organisez une archive spéciale. Il doit être utilisé pour transférer des papiers destinés à un stockage permanent (éternel) et à long terme (plus de 10 ans). Conservez tous les autres documents comptables avec une durée de conservation allant jusqu'à 10 ans dans un local spécial jusqu'à ce qu'ils soient détruits.
