Chaque entreprise conclut des contrats (travail, fourniture, achat de biens). En règle générale, ils sont stockés dans des archives. Pour faciliter l'utilisation de ces documents, ainsi que pour éliminer la raison de leur perte, ils sont enregistrés. Un journal spécial est mis en place, dans lequel les détails des contrats, les accords complémentaires à ceux-ci sont enregistrés et la chronologie de leur mouvement est également établie.
Il est nécessaire
- - journal de comptabilisation des contrats sous forme papier;
- - produit logiciel pour la comptabilité des contrats;
- - les documents de l'entreprise.
Instructions
Étape 1
Il n'existe pas de formulaire unifié pour le document sur la comptabilité des contrats. Mais vous pouvez le développer vous-même ou acheter un logiciel spécial conçu pour stocker des informations sur les contrats. Mais la première option est gratuite, arrêtez-vous là si vous n'avez pas besoin de frais supplémentaires.
Étape 2
Écrivez le nom du document sur la page de titre du journal de comptabilité des contrats. Veuillez saisir le nom de votre entreprise. Si l'entreprise est suffisamment grande, il est conseillé d'avoir un magasin séparé pour chaque unité structurelle. Dans ce cas, écrivez le nom du département. Saisissez la date de dépôt du document, les données personnelles, le poste de la personne responsable de la tenue du journal. En règle générale, il s'agit d'un responsable du personnel qui établit les contrats avec le personnel, un employé du service juridique qui s'occupe de la tenue des contrats avec les contreparties.
Étape 3
Écrivez le nom du document sur la page de titre du journal de comptabilité des contrats. Veuillez saisir le nom de votre entreprise. Si l'entreprise est suffisamment grande, il est conseillé d'avoir un magasin séparé pour chaque unité structurelle. Dans ce cas, écrivez le nom du département. Saisissez la date de dépôt du document, les données personnelles, le poste de la personne responsable de la tenue du journal. En règle générale, il s'agit d'un responsable du personnel qui établit les contrats avec le personnel, un employé du service juridique qui s'occupe de la tenue des contrats avec les contreparties.
Étape 4
Faites huit graphiques à l'aide d'une feuille de calcul. Imprimer sur papier. Dans la première colonne du journal, entrez le numéro de série du contrat, dans la seconde - le numéro du document qui lui a été attribué à la conclusion. Dans les troisième et quatrième colonnes du journal comptable du contrat, écrivez la date de début, la date d'expiration du document. Dans la cinquième colonne, indiquez l'objet du contrat. Par exemple, pour la fourniture de composants.
Étape 5
Dans la sixième colonne, entrez le nom de la contrepartie (fournisseur, acheteur), employé (en tenant compte des contrats de travail avec le personnel). Dans la septième colonne du journal, écrivez dans quel dossier se trouve le contrat (en règle générale, un numéro est attribué aux dossiers dans les archives), indiquez l'emplacement du dossier. Dans la huitième colonne, apposez la signature de la personne responsable du stockage des documents (en indiquant son nom de famille, ses initiales). Lors d'un changement de salarié, dressez un acte de cession des contrats, un journal pour leur comptabilité.
Étape 6
Si vous trouvez qu'il n'est pas pratique de suivre les contrats manuellement, commandez le développement d'un produit logiciel ou achetez un programme prêt à l'emploi. Cela peut coûter de l'argent, mais sous forme électronique, un tel magazine présente certains avantages. Par exemple, lors de l'enregistrement d'un contrat, vous pouvez spécifier le chemin d'accès à un document sur un ordinateur.
