Malgré l'abondance des canaux de communication, le courrier électronique reste le plus fiable pour les contacts professionnels. Son inconvénient évident avant le contact verbal est que le destinataire peut simplement ignorer la lettre. Afin de ne pas écrire dans le vide, il est important de connaître les règles de la correspondance commerciale par courrier électronique.
Le thème est la tête
L'efficacité de la correspondance commerciale électronique dépend en grande partie du bon sujet. Après avoir fait défiler la liste des messages envoyés, le destinataire laissera probablement une lettre sans objet en toute fin de journée de travail, privilégiant les titres plus importants.
Les sujets au format "d'Alexandre", "pour Vitaly" et d'autres en-têtes de résumé ne sont appropriés que si le destinataire attend une lettre et a été informé lors d'une conversation récente de l'envoi imminent d'informations importantes. Pour tous les autres cas, de tels sujets sont malheureux. Ils ne reflètent pas le motif de l'appel, l'essence de la lettre et son importance.
Une phrase bien définie de 2 à 4 mots est considérée comme un bon sujet. Par exemple: « Projet de rapport pour approbation », « Offre commerciale de la SARL » Entreprise-Commerce », « Sur la fourniture d'ardoise », « Ardoise. Proposition à examiner.
Quel que soit le but de l'appel, l'auteur de la lettre doit veiller à attirer l'attention. Ainsi, les notes "Urgent!", "Directeur personnellement", "Important!" doit être indiqué dans la ligne d'objet uniquement dans les cas où le message a vraiment un degré d'importance extrême, et non seulement pour l'expéditeur, mais aussi pour le destinataire. Si chaque lettre d'une même personne de contact est accompagnée de signes d'attention injustifiés, le destinataire cessera d'y répondre et, dans les cas extrêmes, les enverra à la liste noire ou les redirigera vers des subordonnés.
Faire appel
L'e-mail doit commencer par un message. Il est impératif d'utiliser le nom complet du destinataire et de l'écrire sans erreur. Un destinataire attentif qui a remarqué une faute d'orthographe dans son nom perdra certainement confiance en l'auteur de l'appel et tout intérêt à poursuivre le dialogue.
Pour éviter que cela ne se produise, même avec un envoi de masse, vous ne devez pas négliger de relire le texte de la lettre de motivation avant de l'envoyer. Les erreurs peuvent le plus souvent se cacher dans les terminaisons de cas lors de l'adressage, en écrivant des noms de famille complexes. Quel que soit le statut du destinataire, il est plus correct de postuler par nom et patronyme, s'ils ne sont pas connus, il est alors permis d'utiliser des constructions traditionnellement neutres: "Bonjour", "Bonjour". Si l'auteur et le destinataire de la lettre vivent dans des fuseaux horaires différents, le recours suivant est admis: "Bonjour", "Bonne heure".
Appréciez votre temps et celui des autres
L'e-mail doit être court, clair et dépourvu de détails gênants ou inutiles. Cette qualité est particulièrement importante dans les cas où la correspondance électronique sert de début à la coopération commerciale et non de sa continuation.
Au premier alinéa du recours, l'auteur doit se présenter si la correspondance n'a pas été effectuée auparavant ou a été interrompue depuis longtemps. La conception optimale pour cela est la phrase traditionnelle: «Vous vous inquiétez pour Vasily Kuznetsov, un employé de Business Trade. Je voudrais poursuivre notre conversation sur l'examen de la proposition de fourniture d'une chaîne ».
En outre, l'offre elle-même doit être présentée aussi succinctement que possible et, en tant que source d'information étendue, une offre commerciale doit être jointe à la lettre.
Toutes les pensées complètes d'une phrase doivent être logiquement divisées en paragraphes, des listes doivent être saisies, des surlignages et des soulignements en gras doivent être utilisés de manière appropriée, ce qui améliore la perception des informations par le lecteur et réduit le temps d'immersion dans le sujet. En règle générale, un e-mail contient rarement plus de 3 à 5 paragraphes.
Construction finale
Il est raisonnable de terminer les e-mails par un au revoir professionnel dans le style: "Avec mes meilleurs voeux, …", "Sincèrement à vous, …", etc. Mais avec des mots d'adieu tels que "Toujours à vous, …", vous devez être aussi prudent que possible, car un ton informel et une convergence excessive peuvent être ambigus pour le destinataire.
La signature doit être accompagnée des coordonnées. Il est important d'indiquer les numéros de téléphone, de fax, le site Web officiel de l'organisation représentée, ainsi qu'une adresse e-mail de sauvegarde, car le destinataire voit l'adresse de contact dans la lettre elle-même.
Les pensées qui apparaissent dans le processus de préparation d'un document ne doivent pas être formalisées dans un post-scriptum. Comme vous le savez, une telle expression d'idées tardives pour l'écriture n'est appropriée que dans la correspondance personnelle. Et la dactylographie électronique vous permet de modifier à tout moment le contenu textuel de l'appel. Utiliser dans une lettre P. S. peut être perçu négativement par le destinataire qui, non sans raison, peut penser que le destinataire a pris le temps d'inclure harmonieusement des informations complémentaires dans la lettre et a décidé de se limiter à un post-scriptum rapide.
