Le secrétaire du bureau exerce également des fonctions de répartition. C'est à travers lui que s'effectuent les premiers contacts et les communications téléphoniques officielles. La première impression de votre entreprise que la personne qui vous contacte a dépend de la compétence et du professionnalisme de la communication téléphonique de la secrétaire. Par conséquent, pour répondre aux appels, la secrétaire doit connaître l'étiquette des affaires.
Instructions
Étape 1
Contrôlez toujours vos émotions et votre humeur. Peu importe à quel point vous êtes amusant ou triste, en décrochant le téléphone, vous devez être discret et sérieux. Votre ton doit être égal, calme et bienveillant. Si vous êtes pressé de vous approcher et que vous êtes essoufflé, prenez quelques inspirations et expirations profondes avant de dire le salut afin que votre respiration soit normalisée.
Étape 2
Lorsque vous recevez un appel, commencez toujours la conversation en premier, sans attendre ce que vous dit l'autre extrémité du combiné. Cela devrait être une introduction et une salutation standard. Dites bonjour et nommez l'entreprise que votre interlocuteur a appelée. Dans le cas où il ne s'est pas présenté, excusez-vous, demandez à qui vous parlez.
Étape 3
Découvrez les problèmes et les fonctions qui sont exécutés par les divisions de votre entreprise et sont résolus par des spécialistes spécifiques afin de transférer correctement les appels entrants des clients et des clients. Lors du transfert d'un appel, indiquez le nom et le prénom du spécialiste avec lequel vous connectez votre interlocuteur téléphonique. À l'employé à qui vous avez transféré l'appel, dites le nom de l'appelant et la question sur laquelle il a postulé. Vous ne devriez pas assumer les fonctions d'un consultant, même si vous pouvez le faire bien, laissez la personne résoudre ses problèmes avec les spécialistes qui sont autorisés à le faire.
Étape 4
Vous pouvez fournir des informations contextuelles si de telles questions se posent: nom complet de votre entreprise, nom, prénom et patronyme du directeur, de ses adjoints et chefs de service, adresse du bureau. Faites et convenez avec le directeur d'une liste séparée des personnes pour lesquelles il sera toujours libre.
Étape 5
Assurez-vous de tenir un journal des appels. Notez tout ce qu'on vous demande de transmettre, ne vous fiez pas à la mémoire, pour ne rien oublier d'important. Toute information doit être communiquée à ceux à qui elle était destinée. Précisez le nom de la société ou le nom et le prénom de la personne qui appelle, notez le numéro de téléphone que vous pouvez rappeler, la date et l'heure de l'appel.
