Une note explicative est un document établi par un employé pour transfert à un fonctionnaire, destiné à expliquer les raisons du non-respect des exigences, du non-respect des délais ou d'autres violations. Le document peut être rédigé sous une forme écrite simple, car son exécution n'est pas régie par la législation de la Fédération de Russie. Une note correctement rédigée aidera l'employé à expliquer la situation à la direction, à souligner des faits spécifiques et à éviter des mesures disciplinaires en citant les véritables raisons de l'incident.
Instructions
Étape 1
Remplir la partie introductive du document en indiquant les coordonnées du destinataire (nom de l'organisme, nom, prénom, patronyme et fonction du responsable auquel la lettre explicative est adressée), en les plaçant dans le coin supérieur droit du Feuille A4.
Écrivez le titre « Note explicative », indiquez la date de préparation et le numéro d'entrée établi selon les règles d'enregistrement pour le flux interne de documents. Sous le titre, clarifiez le contenu de la note, en indiquant ce qui sera discuté dans la note explicative fournie. C'est le fait ou l'événement qui a motivé l'établissement de ce document.
Étape 2
Dans la partie principale du document, décrivez les raisons de ce qui s'est passé, en expliquant la situation actuelle et en indiquant les raisons réelles qui ont causé ces violations. Ici, énoncez les conclusions qui semblent être une base suffisante pour expliquer ce qui s'est passé. Et puis formulez une demande pour vous exonérer de responsabilité, pour les raisons ci-dessus, ou pour impliquer d'autres employés qui ont commis des violations.
Étape 3
Dans la dernière partie, énumérez tous les documents que vous jugez nécessaires de présenter en preuve, et joignez-les à la note explicative en tant que documents d'accompagnement. Mettez maintenant la date de la note et la signature personnelle du compilateur avec une transcription (nom et titre).
