De nombreuses organisations ont des exigences strictes pour l'organisation des documents et la création d'archives. Il est nécessaire d'assurer la sécurité des étuis et de les isoler des regards indiscrets. Tout employé de l'entreprise doit être capable de flasher des fichiers, et de le faire minutieusement et avec une extrême précision.
Nécessaire
- - Description de l'emploi
- - Alêne de papeterie ou machine à relier
- - Ficelle ou fil fort
- - Aiguille à coudre
- - Colle de papeterie
- - Papier blanc
- - Les ciseaux
- - Règle
- - Stylo
- - Sceau (cire à cacheter si nécessaire)
Instructions
Étape 1
Vous devez flasher les cas conformément à votre description de poste. Dans tous les cas, ce travail dans toutes les entreprises est effectué selon des principes généraux. Tout d'abord, vous devez numéroter chaque document dans l'ordre. N'oubliez pas de retirer tous les trombones, agrafes métalliques et épingles de sûreté des papiers.
Étape 2
Commencez à coudre l'étui pour que les feuilles puissent ensuite être lues librement. Pour ce faire, faites quatre trous verticaux avec un poinçon de bureau au centre de la marge gauche des documents. La distance entre les trous doit être d'au moins trois centimètres. Il est pratique d'utiliser une machine de bureau spéciale pour coudre et relier des documents A-4. Avec son aide, il ne sera pas difficile de créer les dossiers nécessaires - il peut immédiatement percer une pile de papier jusqu'à 10 cm d'épaisseur.
Étape 3
Utilisez une aiguille à coudre spéciale pour lacer les documents, ainsi que de la ficelle de banque ou des fils de nylon résistants. En dernier recours, vous pouvez plier plusieurs fois des fils ordinaires. Habituellement, les documents sont cousus deux fois de suite afin que les feuilles soient plus solidement attachées. Ceci est particulièrement important si l'affaire est préparée pour une archive éternelle.
Étape 4
Laissez les extrémités libres sur le fil ou la ficelle sur environ 6 cm. Elles devront être tirées à travers le trou central sur l'envers du dernier document et attachées fermement dans un nœud.
Étape 5
Collez le nœud et les extrémités des fils avec un cercle (environ 4 cm de diamètre) ou un carré (4 par 5 cm) avec de la colle cléricale. La figure doit être découpée dans du papier blanc épais.
Étape 6
Placez le sceau de manière à ce qu'il chevauche partiellement l'étiquette en papier et qu'un bord chevauche la dernière feuille du boîtier agrafé. Vous pouvez également remplir cet endroit avec de la cire à cacheter.
Étape 7
Attendez que la colle soit complètement sèche. Ensuite, directement sous le scellé, indiquez le nombre de feuilles du dossier et apposez la signature du fonctionnaire. Ajoutez une lettre d'approbation et indiquez la date de l'approbation. Des copies de documents de plusieurs feuilles sont également classées, alors qu'il est nécessaire d'apposer un cachet avec une signature, une date et l'inscription "La copie est correcte".
Étape 8
Reliez l'étui pour le stockage temporaire dans un livre de poche et les documents pour les archives permanentes dans une couverture rigide. Indiquez les délais sur l'étui cousu.
