Le travail de bureau correctement organisé dans une organisation ou une entreprise vous permet de garder les documents en ordre et de contrôler leur mouvement à tout moment. Si l'activité de votre entreprise est liée à la conclusion de contrats, tenez un journal approprié de leur comptabilité. Un magazine bien conçu permettra de consigner le détail des documents et leur chronologie.
Nécessaire
- - un journal d'enregistrement de la documentation;
- - les matériaux à enregistrer;
- - stylo plume;
- - crayon;
- - les ciseaux;
- - règle;
- - papier;
- - des fils;
- - aiguille;
- - la colle.
Instructions
Étape 1
Trouvez un formulaire pratique pour tenir un journal de bord. Dans le même temps, partez des besoins urgents de l'organisation et des particularités du travail de bureau. Récemment, les formes électroniques de comptabilité documentaire se sont généralisées, mais elles ne sont pas toujours pratiques pour familiariser les gestionnaires avec elles. Dans le cas le plus simple, vous pouvez établir un journal comptable dans un cahier standard grand format.
Étape 2
Numérotez les pages du magazine en mettant des numéros séquentiels en bas ou en haut de chaque feuille. Cousez tout le bloc de pages avec du fil solide, en menant les extrémités au-delà de la dernière page du magazine. Écrivez sur un petit morceau de papier le nombre de feuilles que contient le livre. Collez cette étiquette sur la dernière page d'affilée, en passant les extrémités du fil en dessous, nouées. Lorsque la colle sèche, apposez ici le sceau des documents et la signature de la personne qui a émis le magazine.
Étape 3
Commencez à concevoir votre page de titre. Écrivez le nom du journal au recto du journal, par exemple « Journal du contrat ». Incluez dans la description le nom de l'organisation (entreprise) et ses principaux détails. Laissez deux lignes pour les dates de début et de fin du journal. Toutes ces informations ne peuvent pas être saisies à la main, mais pré-imprimées sur une imprimante puis soigneusement collées sur la couverture du magazine.
Étape 4
Divisez les pages de travail du journal en autant de colonnes que nécessaire pour une description complète des documents à enregistrer. Assurez-vous de fournir des colonnes pour le numéro de série, la date de réception du document, la conclusion du contrat, le déblocage de la commande, etc. Laissez une colonne séparée pour une brève description de l'essence du document et de son contenu principal. Prévoyez également un endroit pour la signature de la personne qui a reçu le document pour exécution.
Étape 5
Si nécessaire, enregistrez le journal auprès du bureau (secrétariat), en lui attribuant le numéro approprié et d'autres détails. Après la procédure d'enregistrement, le journal comptable peut être utilisé aux fins prévues.
