En règle générale, conclure une transaction ou contacter un organisme gouvernemental nécessite des copies certifiées conformes des documents. Il peut s'agir de copies de contrats, de copies d'un passeport ou d'un cahier de travail. Le principal moyen d'effectuer une certification est de contacter un notaire, mais il existe d'autres options.
Documenter les méthodes de certification
La certification des documents peut se faire de plusieurs manières, selon qui a exactement besoin de mettre la main sur le papier: une organisation, un entrepreneur individuel ou un individu.
1. Recours direct auprès d'un notaire du lieu de résidence. Pour ce faire, il vous suffit de savoir où se situe le bureau du notaire d'arrondissement, et de vous présenter à lui aux heures de bureau pour la certification des copies. Selon la charge de travail d'un spécialiste, vous pouvez rédiger des documents presque immédiatement, ou passer une demi-heure ou plus à attendre votre tour. Si une grande quantité de travaux est à prévoir, il est alors possible que vous deviez prendre rendez-vous avec un notaire au préalable. Les mêmes services peuvent être obtenus auprès d'un spécialiste privé.
2. Départ du notaire à l'adresse d'un particulier ou d'une organisation. Dans ce cas, il suffit d'acquérir un téléphone d'un bureau de notaire afin de discuter au préalable des conditions de son arrivée et de la quantité de travail. Cette opportunité est souvent utilisée par de petites entreprises, des entrepreneurs individuels et des personnes qui n'ont pas la possibilité de se présenter de manière indépendante chez un notaire.
3. Auto-certification des copies. Pour les grandes entreprises et organisations, cette méthode est optimale, puisqu'elles ont elles-mêmes le droit de certifier les copies des documents qu'elles détiennent.
4. Commande de copies certifiées conformes et de copies avec mise à disposition d'originaux sur le site Internet des services publics. Cette ressource contient une grande liste de documents, dont des exemplaires peuvent être commandés par une personne physique ou morale. Par exemple, une copie du certificat d'enregistrement d'État.
Ce dont vous avez besoin pour certifier les documents
Afin d'établir et de certifier correctement et en temps voulu une copie du document requis, vous devez avoir avec vous:
• le passeport;
• document à certifier;
• une copie du document certifié conforme;
• un certain montant à payer pour les services notariaux, qui peut être clarifié par téléphone dans chaque bureau spécifique.
Aussi, pour effectuer la procédure de certification des copies, des documents supplémentaires peuvent être requis:
• procuration donnant le droit de certifier des copies des documents d'une autre personne;
• un document attestant le droit à des services notariés gratuits ou à tarifs réduits;
• un document donnant le droit d'appeler gratuitement un notaire à domicile;
• un document confirmant le droit de certifier des copies de documents d'une organisation particulière.
Nous certifions les documents à domicile
Si vous ou vos proches n'avez pas la possibilité de vous rendre personnellement chez le notaire pour certifier les copies du document, un spécialiste peut être invité à votre domicile. Pour ce faire, retrouvez le numéro de téléphone du notaire dans l'annuaire ou sur le site Internet de l'organisme. En appelant, faites-nous part de votre besoin. La secrétaire vous guidera dans les prix et les caractéristiques du service, après quoi vous pourrez vous mettre d'accord sur l'heure d'arrivée du spécialiste. Peu de temps avant cela, n'oubliez pas de préparer tout ce dont vous avez besoin pour fournir le service: des documents, un endroit pratique pour qu'un notaire puisse travailler, de l'argent.
