L'enregistrement de documents est un processus exprimé en fixant les informations d'identification sur un document spécifique lorsqu'il est envoyé, reçu, créé. Actuellement, on utilise des journaux, des cartes et des formulaires automatisés d'enregistrement de documents.
L'enregistrement interne des documents fait partie intégrante des activités de tout organe étatique ou municipal, institution, organisation commerciale ou entrepreneur individuel. En pratique, ce processus se résume à fixer les informations de base sur le document dans un format spécial qui est utilisé pour l'enregistrement interne.
Dans ce cas, non seulement les documents entrants et sortants sont généralement soumis à un enregistrement interne, mais également les documents créés dans l'organisation elle-même (par exemple, les contrats avec les contreparties). Les responsabilités d'enregistrement des documents sont souvent attribuées à une secrétaire ou à un commis; dans les grandes organisations, des départements entiers sont créés pour optimiser ce processus.
Quelles sont les formes d'enregistrement interne des documents ?
La forme la plus courante d'enregistrement interne des documents reste l'enregistrement dans un journal. Dans ce cas, les informations sur les documents sont saisies dans un journal spécial, divisé en plusieurs colonnes. Assurez-vous d'entrer des données sur la date de réception, d'envoi ou de création du document, son numéro d'enregistrement, son nom et sa brève description est enregistrée.
Une forme alternative est l'enregistrement de documents sur carte, dans lequel les informations sur chaque document sont saisies sur une carte distincte, les règles de remplissage étant approuvées à l'avance. Enfin, la forme la plus progressive est considérée comme l'enregistrement automatisé des documents, ce qui minimise la paperasserie.
Quelle est la forme la plus pratique pour l'organisation?
La forme de journal d'enregistrement interne des documents peut être utilisée efficacement dans les petites organisations, où un spécialiste est responsable de la mise en œuvre des procédures pertinentes. L'inconvénient de ce formulaire est qu'il n'est pas possible pour plusieurs salariés de travailler simultanément sur l'enregistrement des documents, il n'est donc pas adapté aux grandes entreprises. De plus, en présence de plusieurs journaux d'enregistrement de documents (par exemple, dans différents départements), une confusion survient souvent avec leurs données d'enregistrement.
Ces inconvénients sont surmontés en utilisant le formulaire de carte d'enregistrement interne, qui vous permet d'enregistrer rapidement et efficacement des informations sur un nombre quelconque de documents. Si l'objectif de l'entreprise est de minimiser la paperasserie, il est alors recommandé d'utiliser un formulaire d'inscription interne automatisé, qui nécessitera un logiciel spécialisé.
