Les questions liées à la préparation des documents en vue de leur remise aux archives de l'organisation constituent un domaine vaste et distinct du travail d'archivage. C'est pourquoi ils méritent une attention particulière, car au cours de cette étape de travail avec des documents, diverses erreurs méthodologiques et pratiques sont souvent commises, ce qui peut à l'avenir avoir des conséquences négatives sur le travail des archives.
Instructions
Étape 1
Tous les travaux liés au transfert de documents aux archives, y compris les papiers du personnel, sont généralement divisés en les étapes suivantes: - tout d'abord, il est nécessaire d'effectuer la formation des documents dans la production en cours et après son achèvement;
- après formation des cas, ils doivent être établis conformément à toutes les règles établies;
- puis procéder à un examen de valeur et préparer le stockage d'archives;
- procéder à un inventaire de tous les documents transférés aux archives de l'organisation;
- à la dernière étape, transférer les papiers officiels aux archives de l'organisation.
Étape 2
Tout d'abord, vous devez effectuer la formation correcte des documents relatifs au personnel dans certains complexes, c'est-à-dire dans les cas. Dans des dossiers spéciaux, ces documents officiels doivent être formés comme des commandes pour divers aspects des activités des employés de l'entreprise, pour le personnel, qui ont des délais différents pour leur stockage. Cette étape doit être réalisée, car une partie des commandes qui concernent le personnel sont consacrées exclusivement à des problèmes valables affectant le lieu de travail, ainsi que des primes aux employés et à l'évolution vers un poste de travail. Ce type de papier doit être conservé dans les archives de l'entreprise pendant au moins soixante-quinze ans. Dans le même temps, la plupart des commandes qui concernent la composition du personnel, reflètent les enjeux opérationnels des salariés de l'entreprise: commandes de déplacements professionnels, de garde, de vacances, etc. Ces documents doivent être conservés pendant cinq ans. Pour faciliter l'utilisation de la recherche et faciliter le travail dans divers cas, des documents d'une période de cinq ans et d'une période de soixante-quinze ans devraient être constitués.
Étape 3
Il est nécessaire de former correctement les comptes personnels des employés de l'entreprise et de tous les employés, qui concernent des données sur les salaires strictement par ordre alphabétique. Tous les papiers dans les dossiers personnels doivent être classés uniquement par ordre chronologique selon la date de leur réception. Il est également nécessaire pour tous les papiers situés dans le dossier d'établir un inventaire d'archives, qui contient des détails tels que: - le nom de l'article;
- numéro de série du papier inclus dans l'inventaire;
- le nombre de feuilles du document;
- la date et le numéro du document (si nécessaire);
- un relevé récapitulatif du nombre de feuilles de papier comprises dans le dossier personnel;
- Remarque.
