Chaque jour, dans toute organisation - dans une institution publique, dans une grande ou petite entreprise, dans un entrepreneur individuel - il est nécessaire de certifier les faits qui nécessitent une impression. Le plus souvent, ces faits sont associés à de l'argent ou à la confirmation des signatures des fonctionnaires (leur authenticité) sur divers documents. Dans le même temps, il existe des documents sur lesquels une empreinte de tampon n'est pas requise.
Chaque personne morale doit avoir un sceau. Cette norme est inscrite dans la loi. LLC, CJSC, OJSC et d'autres organisations doivent utiliser un sceau rond, dont l'empreinte comprend le nom complet de l'entreprise en russe et un lien vers le lieu de son implantation territoriale. Le nom de l'entreprise peut également être indiqué dans une langue étrangère. L'empreinte du sceau apparaît dans la liste des détails du document, conformément à GOST R 6.30-2003 « Unified documentation systems. Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences pour la paperasse "(adopté le 03.03.2003). Dans le même temps, le sceau, par exemple, n'est pas inclus dans la liste des mentions obligatoires d'un certain nombre de documents comptables primaires, à l'exception des documents bancaires, des reçus de caisse, des documents d'expédition, etc. Le contrat doit être scellé d'un sceau, s'il est stipulé dans la condition même du contrat ou si deux lettres "MP" ("Place du sceau") sont indiquées sur le formulaire. Il en est de même pour les actes de travaux achevés (prestations). L'utilisation d'un sceau est également prévue sur une procuration, qui est donnée par l'organisation à un employé (ce poste est spécifié dans le Code civil de la Fédération de Russie - clause 5 de l'article 185). sceller dans certaines formes d'états financiers (dispositions des arrêtés du ministère des Finances de la Russie du 22.07.2003 N 67n et du 02.07.2010 N 66n), cependant, selon les arrêtés du ministère des Finances de la Russie du 15.10.2009 N 104n et à partir du 05.05.2008 N 54n, les formulaires de déclarations fiscales (pour la TVA, l'impôt sur le revenu et autres) doivent être scellés. Une attestation obligatoire avec le sceau de l'organisation est prévue pour les documents personnels les plus importants: la première page du cahier de travail, une attestation de déplacement (formulaire n° T-10), un acte d'acceptation de travail dans le cadre d'un contrat de travail à durée déterminée (formulaire n° T-73). Dans le Code du travail de la Fédération de Russie (article 57), l'exigence d'un sceau sur un contrat de travail n'est pas énoncée, mais dans la pratique, un sceau est généralement apposé. Étant donné qu'il existe de nombreux documents pour lesquels il n'y a pas de décision sans ambiguïté sur la présence ou l'absence d'un sceau, une organisation devrait élaborer son propre ordre (position, instruction), dans lequel il est nécessaire d'enregistrer une liste de documents nécessitant une certification par le sceau. Une liste approximative d'entre eux est répertoriée dans le système national de gestion de la documentation - 1988, 1991. Les options peuvent être les suivantes: - actes (travaux exécutés, expertise, radiation, réception d'objets, etc.); - taux de consommation (par exemple pour les métaux précieux); - des échantillons d'empreintes de sceaux, ainsi que des échantillons de signatures des employés qui ont été habilités à effectuer des opérations financières et économiques; - des lettres de garantie; - la correspondance avec la direction et les structures de divers organismes gouvernementaux (par exemple, avec le service des impôts, des fonds extrabudgétaires, etc. Le sceau peut être fait non pas un, mais plusieurs (après avoir documenté ce fait) - pour chaque division distincte de l'organisation. Chaque sceau aura son propre objectif spécifique - pour les laissez-passer, pour les documents, pour les factures. Le sceau sur le document doit être placé à la place de la feuille où se trouve l'étai "MP" ("Place du sceau"). S'il n'y est pas, le sceau est apposé de manière à ce que l'empreinte chevauche une partie du mot - désignation du poste de la personne qui a signé le document. Dans ce cas, la signature doit être clairement distinguable, comme toutes les informations de l'empreinte du sceau.
