Une note analytique est un type spécial de documentation de service. Son objectif principal est d'attirer l'attention du gestionnaire sur un problème spécifique. Il contient des propositions pour surmonter la situation de crise, énumère les principales directions et étapes de l'activité. Une note de politique ne doit pas être confondue avec un rapport analytique. La première esquisse les perspectives d'évolution des événements, la seconde évalue les résultats des mesures prises. Chaque organisation a ses propres exigences pour la préparation des documents internes. Cependant, toute note analytique contient des parties telles que l'introduction, la partie principale, la conclusion, les annexes.
Instructions
Étape 1
introduction
Dans cette partie de la note d'orientation, vous devez souligner l'importance du problème que vous rencontrez avec votre responsable. Exposez clairement les raisons de votre inquiétude, évaluez les dommages subis par l'organisation. Énumérez les sources d'information et les méthodes d'analyse que vous avez utilisées. Fixez des délais pour résoudre le problème.
Par exemple, disons que vous êtes le responsable de l'espace publicitaire d'un magazine. Au cours des trois derniers mois, le volume de publicité vendue a progressivement diminué, bien que vos employés travaillent avec diligence. Vous comprenez quelle est la raison, mais vous ne pouvez pas résoudre la situation vous-même.
Dans l'introduction de la note analytique, écrivez que vous avez constaté une baisse des ventes, effectué une analyse de la situation (vérifié les plans et rapports du département, discuté avec chaque employé, organisé une réunion interne), élaboré des idées spécifiques, qui vous soumettez au gestionnaire pour approbation.
Étape 2
Partie principale
Ici, vous devez examiner tous les aspects du problème de manière aussi détaillée que possible et proposer une solution pour chacun d'eux.
Mettez en surbrillance les sous-sections du texte par le nombre de phrases, en les intitulant brièvement mais clairement. Dans chacun, indiquez d'abord le côté négatif, puis l'essence même des changements, ainsi que les coûts matériels et techniques estimés et la répartition des responsabilités entre les employés.
Disposez les phrases par ordre décroissant d'importance ou par ordre chronologique.
Donnez le plus de détails possible. Cela vous montrera un degré élevé d'appropriation de la situation et de l'élaboration du problème. Énumérez les arguments et les calculs à l'appui. Ici, vous pouvez également vous référer à l'expérience positive connue dans ce domaine.
Pour augmenter l'objectivité de la note analytique, fournir des données (informations, informations) obtenues auprès d'autres divisions structurelles de l'organisation.
Dans l'exemple ci-dessus, le corps principal du Policy Brief pourrait inclure une proposition pour un nouveau titre de sujet, « Appareils ménagers ». Pour cette catégorie, on trouvera des annonceurs pour une longue période. Il est prévu d'associer les journalistes internes à la création de textes publicitaires et informatifs.
Il peut également être proposé d'attribuer une voiture de société aux employés du département pour visiter les bureaux distants des clients, ce qui réduira la perte de temps de travail et les frais de déplacement. Cette thèse doit être confirmée par des calculs obtenus dans le service comptable.
Étape 3
Conclusion
Énoncez les principales conclusions pour chaque sous-section du corps principal. Cependant, essayez d'éviter les répétitions directes du texte principal. Dans le même temps, assurez-vous que des phrases qui ne sont pas indiquées dans la partie principale n'apparaissent pas soudainement dans le texte de la conclusion.
Soyez concis mais convaincant. Une conclusion ne peut pas contredire une autre. Et tous devraient être logiques et contenir une prévision positive pour le futur proche.
La dernière partie de l'exemple déjà considéré contiendra une conclusion sur l'impact de la nouvelle catégorie sur l'augmentation des ventes publicitaires. Les chiffres prévisionnels peuvent ressembler à ceci: il est prévu d'attirer 5 annonceurs pour une période de 6 mois avec un budget de 50 000 roubles.
Étape 4
Applications
Des documents supplémentaires rassemblés dans une section spéciale augmenteront la fiabilité de vos déclarations, illustreront les informations fournies. Vous pouvez placer des tableaux, des graphiques, des diagrammes et d'autres supports visuels dans l'application.
