Il n'existe pas de forme généralement acceptée pour de tels documents en tant que tels, mais il est souhaitable de se conformer aux exigences générales découlant de la logique même de la communication d'entreprise. Ainsi, dès les premières lignes de tout message, il doit être clair à qui il s'adresse, de qui, sur quelle question et comment contacter l'auteur. Tout cela simplifiera le traitement du document et le transfert de propriété. Cela signifie que cela augmentera les chances d'une réponse positive.
Nécessaire
- - un ordinateur;
- - éditeur de texte;
- - imprimante ou e-mail.
Instructions
Étape 1
La première ligne de la lettre doit inclure au moins le nom de l'organisation. Idéalement, il devrait s'agir d'une personne spécifique avec un nom et un titre, mais, en principe, ce n'est pas nécessaire. Dans toute organisation, ils détermineront à qui appartient la question sur laquelle vous postulez et la transmettront à qui elle est censée le faire.
Même si vous adressez un message à la première personne, ce n'est pas un fait que quelqu'un le lira tout seul. Très probablement, il signera pour des subordonnés.
Étape 2
Indiquez qui vous êtes. Si vous postulez au nom d'une organisation, il est préférable d'utiliser du papier à en-tête et d'indiquer votre poste et votre nom complet dans votre signature. Dans le cas où vous agissez en tant que personne privée, le nom, le nom et le patronyme en toutes lettres et l'adresse suffiront. Pour un contact plus urgent, vous pouvez préciser votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail et d'autres moyens de communication.
Étape 3
Dans l'en-tête du fond de votre courrier, précisez à quel type il appartient: une demande d'information (si vous demandez une réponse à certaines questions), une réclamation, une réclamation ou une lettre de réclamation (applicable s'il s'agit d'une violation de vos droits par les représentants de l'organisation, en particulier, le consommateur), offre (y compris l'offre commerciale). L'option "recours" est également possible.
Dans la ligne ci-dessous, il est conseillé d'indiquer l'objet de la lettre, en formulant brièvement son essence: que voulez-vous demander, à qui les actions, les employés de quelle unité organisationnelle considérez-vous comme illégaux, etc.
Lors de l'envoi d'un courrier par e-mail, ne négligez pas non plus le champ "Objet" à cet effet. Après tout, cela dépend de son contenu si la lettre est lue ou tuée.
Étape 4
Dites au destinataire ce qui vous a incité exactement à le contacter. S'il s'agit d'un incident, indiquez toutes ses circonstances: quels types d'actions prises à votre encontre considérez-vous comme illégales, quelles dispositions de la loi sont-elles, à votre avis, contredites.
Si vous proposez quelque chose, formulez l'essence de la proposition, concentrez-vous sur les avantages que le destinataire peut retirer de son acceptation, vos points forts qui comptent pour cela.
Si vous demandez des éclaircissements à un organisme public, il suffit de se référer à la Constitution et à la loi "Sur la procédure d'examen des recours des citoyens de la Fédération de Russie".
En général, agissez selon les circonstances.
Étape 5
Énoncez l'essentiel de ce que vous demandez (après tout, c'est le but pour lequel votre message est écrit): les mesures que vous attendez et croyez sont suffisantes pour réaliser vos droits, énumérez les questions auxquelles vous aimeriez recevoir une réponse à, etc.
Si la lettre est liée à une situation conflictuelle et est adressée à l'organisation coupable, il ne sera pas superflu d'énumérer les mesures en cas de refus non motivé ou d'ignorance de la lettre. Par exemple, intenter une action en justice et réclamer une indemnisation pour préjudice moral.
Étape 6
Abonnez-vous à la fin. Si vous postulez en tant que personne privée, la signature (sur papier) et la date suffisent. Si, en tant que représentant de l'organisation, une indication de la fonction et du nom de famille avec des initiales sera requise.
