Si vous souhaitez envoyer une lettre non pas à une personne, mais à plusieurs membres de votre équipe de travail, le contenu de la lettre doit être légèrement différent de celui habituel. Aussi, n'oubliez pas de suivre les règles de la correspondance commerciale.
Instructions
Étape 1
Faites une liste de collègues que vous souhaitez inclure dans votre liste de diffusion. Vérifiez si tous les destinataires sont pertinents pour le problème actuel. Inversement, vous pouvez ignorer une personne qui devrait être informée de quelque chose avec sa lettre. Étudiez le cercle des parties prenantes. Décidez quel collègue vous allez mettre dans le champ « Destinataire » et qui dans le champ « Cc ». Habituellement, les exécuteurs directs sont inscrits dans la colonne « Destinataire » et ceux qui contrôlent le processus ou y participent indirectement, ainsi que les simples employés intéressés, dans le champ « Copier ».
Étape 2
Réfléchissez à la façon d'organiser les noms des destinataires. Ce sera beaucoup plus facile pour vous si votre entreprise a des règles spécifiques établies à cet égard. Sinon, leur ordre peut être déterminé de différentes manières. Par exemple, classez leurs noms de famille par ordre alphabétique. Le principe de l'ancienneté peut être utilisé. Mieux vaut trouver une lettre du secrétaire adressée à plusieurs destinataires et voir comment il s'y prend. Très probablement, il s'agit de la norme tacite de votre entreprise.
Étape 3
Indiquez l'objet du message. Il doit refléter brièvement son contenu. Après cela, allez au corps de la lettre. Respectez les règles de la correspondance commerciale. Dites bonjour à l'équipe poliment et passez au sujet.
Étape 4
N'écrivez que sur l'étui. Ne manquez pas les détails importants, mais ne diluez pas non plus "l'eau". Appréciez le temps de vos collègues. Si, pour mieux comprendre l'essence de votre message, vous devez être au courant d'autres correspondances, placez des guillemets au bas de la lettre. N'oubliez pas de dire au revoir et de souhaiter à tous une journée de travail productive.
