La coopération avec des partenaires étrangers est déjà devenue la norme pour les entreprises russes. Par conséquent, l'échange de délégations, qui fait partie du processus de travail, est également un phénomène assez courant. Mais si vous accueillez pour la première fois vos partenaires étrangers ou russes dans l'entreprise, vous devez prendre en compte plusieurs nuances afin qu'elles n'interfèrent pas avec l'établissement de contacts commerciaux et ne gâchent l'impression de la réunion.
Instructions
Étape 1
Une convocation doit être envoyée le plus tôt possible, même si un accord préliminaire a été trouvé. C'est un signe que vous accordez une grande importance au temps de vos partenaires et respectez leur activité.
Étape 2
A réception de la confirmation, précisez le nombre de membres de la délégation arrivante. C'est mieux si on vous donne une liste d'invités avec une indication de la position et des directions surveillées. Sélectionnez la composition de votre délégation conformément à cette liste, en termes de nombre elle doit être approximativement la même que la délégation d'invités. Discutez avec les invités de la langue dans laquelle ils préfèrent communiquer et prenez soin d'un interprète pour vous-même, même si les invités viendront avec leur propre interprète.
Étape 3
Renseignez-vous sur le domaine de responsabilité et de compétence de chacun de vos invités. Les partenaires étrangers, en règle générale, sont très stricts dans le maintien de la chaîne de commandement officielle, vous devez donc avoir une idée claire des problèmes que tel ou tel invité est autorisé à discuter.
Étape 4
Préparez et convenez d'une liste de questions dont vous aurez besoin de discuter. Rassemblez tous les matériaux et documents dont vous pourriez avoir besoin. Décidez quels documents seront signés à la suite des négociations et discutez de la manière dont ils seront menés: durée, pauses.
Étape 5
Choisissez une salle confortable en fonction du nombre de personnes présentes à la réunion. Chacun d'eux devrait avoir un endroit où il peut s'adapter confortablement, car entre les pauses, vous devrez vous asseoir pendant plusieurs heures. Assurez-vous que pendant la réunion, du thé, du café, des biscuits soient servis et que des verres et de l'eau minérale soient sur les tables. Si cela ne vous dérange pas, n'oubliez pas de mettre les cendriers.
Étape 6
Demandez à vos invités le consentement à l'enregistrement audio de la réunion, il ne peut pas être fait sans autorisation. Asseyez les invités face à la porte d'entrée, cette nuance psychologique leur permettra de ne pas se sentir stressé. Demandez à ne pas être distrait par des appels téléphoniques extérieurs pendant les négociations. Préparez des journaux et des stylos pour les invités.
Étape 7
Ne forcez pas les invités à vous chercher lorsqu'ils arrivent au point de rendez-vous. Quelqu'un doit les rencontrer dans le hall de l'immeuble et les escorter jusqu'à la salle où se tiendront les négociations.
