L'étiquette est un concept multiforme, il existe des règles de comportement en société, à table ou dans les lieux publics. Il y a aussi une chose telle que l'étiquette des affaires, en particulier, l'étiquette d'écriture d'affaires. La réputation de l'entreprise dépend en grande partie de la manière dont la correspondance avec les clients, les employés et les partenaires est menée.
Règles générales de la correspondance commerciale
Le discours écrit est très différent de l'oral, en particulier de la correspondance commerciale. Les réalités modernes sont telles que l'écriture est de plus en plus considérée comme un message électronique, plutôt qu'un message sur papier.
Lorsqu'il s'agit de négociations commerciales avec des partenaires, de tout message lié à des moments d'affaires, l'e-mail est la meilleure option pour transférer des informations. Cependant, la rédaction de lettres d'invitation, de remerciement ou de félicitations se fait sur papier.
Il est considéré comme une bonne pratique d'utiliser du papier de qualité, et de préférence du papier à en-tête avec le logo de l'organisation. Il est préférable d'envoyer des lettres importantes ou des invitations à des événements spéciaux par courrier ou par courrier recommandé. Le message sur du beau papier de haute qualité a l'air solide et augmente la note de l'entreprise.
Dans la correspondance commerciale, l'exactitude, l'alphabétisation et l'exactitude du message sont importantes. L'émotivité excessive, la familiarité, les remarques offensantes, ainsi que la longueur et l'ambiguïté de la présentation ne sont pas autorisées.
Il est important de structurer le texte, de placer correctement les accents et les signes de ponctuation afin que le destinataire sache très clairement de quoi parle exactement la lettre.
Quant au style de communication, il vaut mieux éviter les phrases fleuries, les phrases complexes à plusieurs niveaux et les mots inutiles. L'abondance de clichés professionnels dans la correspondance commerciale est permise.
Pour plus de clarté, vous pouvez ajouter des graphiques, des diagrammes ou des tableaux au texte.
Il est inacceptable d'utiliser des émoticônes et des images dans la correspondance commerciale. Assurez-vous de vérifier le texte pour les erreurs et les fautes de frappe avant de l'envoyer.
Règles de conception des lettres commerciales
Une lettre commerciale bien rédigée doit avoir une structure claire. Il n'y a pas de norme unique, mais il existe des règles générales de conception.
Une lettre commerciale se compose d'un en-tête, d'un message d'accueil, d'un contenu (base), d'un adieu, d'une signature et des détails de l'organisation d'envoi.
L'"en-tête" de la lettre contient généralement le nom de l'organisation, le logo, l'adresse et les contacts pour la communication (téléphone, e-mail, fax).
En outre, le type d'activité de l'entreprise et les noms des dirigeants peuvent être précisés dans l'en-tête.
Le capuchon est le plus souvent imprimé au centre de la feuille, parfois il est autorisé à être situé dans le coin supérieur.
Une entreprise réputée doit avoir son propre papier à en-tête. De plus, les e-mails doivent avoir des formulaires, cela donne de la solidité à l'organisation.
Dans la partie bienvenue, vous pouvez écrire "Bonjour" ou "Bonjour" si le message n'est pas à caractère strictement interpersonnel. Dans une lettre commerciale, un avis ou tout autre document commercial clair, il sera plus approprié de s'adresser immédiatement au destinataire par son nom et son patronyme.
La chose la plus importante dans la correspondance commerciale est le contenu principal de la lettre - la base.
Cette partie est la plus chargée d'informations, c'est en elle que l'objet du recours est révélé.
Il peut y avoir plusieurs raisons de contacter, respectivement, la présentation de chaque aspect doit commencer par un paragraphe séparé. La structuration du corps de la lettre est nécessaire pour différencier les sujets et mieux comprendre les informations.
Des exemples de paragraphes incluent les phrases suivantes: « nous vous demandons », « informer », « offrir pour examen » et autres.
Il convient de rappeler qu'il existe également une structure au sein des aspects.
L'expéditeur d'une lettre commerciale doit justifier de la pertinence de la demande, divulguer son contenu principal et décrire le résultat attendu en cas de réponse positive.
Les formules de discours direct sont rarement utilisées dans les lettres commerciales. Le but principal de la dernière phrase est d'exprimer le respect pour le destinataire et l'hommage habituel à la politesse. Exemples de phrases de clôture: « meilleurs vœux », « meilleures salutations », « merci d'avance pour votre réponse » et autres.
Une signature personnelle doit figurer à la fin de la lettre. Le nom, les initiales et la fonction de l'expéditeur sont généralement indiqués, ainsi que les numéros de téléphone de contact.
Les grandes entreprises utilisent des signatures électroniques. Il s'agit d'un fichier spécial avec une signature textuelle qui est automatiquement apposée à la fin de chaque lettre. Une signature électronique ne doit pas dépasser cinq à six lignes et dépasser soixante-dix caractères.
Cette structure de conception s'applique également aux lettres promotionnelles, aux lettres d'accompagnement et aux lettres de remerciement, ainsi qu'aux avis, déclarations, réclamations et avertissements.
Lors de l'envoi d'une grande quantité d'informations, un court support est écrit dans le corps de la lettre et le paquet principal est rédigé en pièce jointe distincte. Si la pièce jointe "pese" beaucoup, vous devez en avertir le destinataire dans la lettre de motivation en post-scriptum.
Répondre à une lettre commerciale
Selon les règles de l'étiquette des affaires, une réponse à une lettre ne doit pas être retardée de plus de deux à trois jours. Si un délai plus long est nécessaire pour une réponse pour un certain nombre de raisons objectives, informez-en l'expéditeur, cela est considéré comme une bonne forme et ajoute de la crédibilité à l'entreprise.
N'oubliez pas l'essentiel: vous devez répondre à tous les e-mails professionnels, à l'exception des spams évidents.
Lorsque vous répondez à des lettres commerciales, des formules vocales standard sont souvent utilisées:
- "Nous avons le regret de vous informer …";
- "Merci pour …";
- "Nous vous invitons avec plaisir…";
- "Nous vous rappelons…";
- "Conformément à votre demande, nous informons…" et autres.
Pour plus de commodité, vous pouvez créer un fichier séparé avec des modèles de parole similaires. En ce qui concerne les blancs, vous faciliterez et accélérerez grandement la rédaction de lettres commerciales.
Si la lettre est importante et que vous devez savoir avec certitude qu'elle a été livrée au destinataire, commandez la livraison par coursier ou émettez une lettre recommandée (poste russe). L'e-mail dispose d'une fonction « Avis reçu » qui vous envoie automatiquement une confirmation que votre message a été consulté.
S'il n'y a pas de réponse à la lettre, selon l'étiquette, vous pouvez faire un appel supplémentaire afin de clarifier la situation avec la correspondance.
Types de correspondance commerciale
Initialement, il existe deux types de correspondance commerciale: interne et externe. La correspondance externe est la correspondance envoyée à un destinataire tiers, tandis que la correspondance interne est utilisée dans les limites d'une entreprise.
Les lettres commerciales, selon leur destination, sont divisées en: candidatures, newsletters, publicités, demandes de renseignements, recommandations, propositions, rappels, réclamations, invitations et autres.
Lettre - un message contient des informations dont le destinataire a besoin pour effectuer des tâches dans le cadre d'une cause commune. Ces informations sont pertinentes et importantes tant pour le destinataire que pour l'expéditeur.
Application - un type de correspondance commerciale qui implique l'envoi d'une demande dans le but d'obtenir des informations ou des services. Par exemple, une demande de participation à un événement.
Demande - une demande écrite pour obtenir des informations d'intérêt. La demande peut être formelle et contraignante.
Une lettre d'offre propose généralement une coopération ou des services spécifiques et des propositions commerciales. En règle générale, ces lettres sont envoyées à plusieurs adresses à la fois; l'envoi en masse peut être utilisé.
Invitation - une lettre d'invitation individuelle à une réunion ou à un gala. Dans la conception d'une telle correspondance, l'utilisation de formulaires de vacances ou de cartes postales spéciales est autorisée. L'essentiel est d'épeler clairement le nom de l'événement, l'adresse, l'heure et le lieu de la réunion.
Une lettre de rappel est un message sur l'accomplissement de toute obligation: remboursement de la dette, remise d'un rapport, rappel d'une réunion, etc.
Si l'une des parties n'a pas rempli les conditions contractuelles ou a violé l'accord, la partie lésée peut envoyer une réclamation. Une caractéristique distinctive de la lettre - les réclamations - est la présence d'une description détaillée des conditions violées, des informations sur l'évaluation des dommages, des demandes d'indemnisation pour les pertes ou l'élimination de la violation identifiée. Souvent, cette correspondance est complétée par des copies de documents, des photographies et des certificats d'acceptation.
Dans les lettres de recommandation, un tiers ou une entreprise est évalué et ses caractéristiques sont fournies. De tels messages sont le plus souvent courants lors de la candidature à un nouveau poste.
Fonctionnalités de la messagerie professionnelle
De nos jours, un grand pourcentage des lettres commerciales sont envoyées par courrier électronique, de sorte que les règles de l'étiquette commerciale formulent également des exigences pour la conduite des communications commerciales électroniques.
Lisez attentivement l'adresse de l'expéditeur. Vous devriez être alerté par des messages avec des adresses de boîtes aux lettres similaires: « cupercat » ou « mini - bikini ». En plus du spam régulier, les messages provenant de ces adresses peuvent contenir des virus.
Gardez toujours votre ligne d'objet courte et précise.
L'étiquette permet de citer le message original afin que le destinataire comprenne immédiatement ce qui est en jeu.
Il est permis de joindre du matériel supplémentaire dans la pièce jointe.
Connaître et appliquer les règles de l'étiquette dans le domaine de la communication d'entreprise aide l'expéditeur à se forger une bonne réputation et à attirer de nouveaux partenaires.
