Les conversations téléphoniques font depuis longtemps partie de la vie professionnelle. Avec leur aide, les décisions sont communiquées, les tâches sont reçues et signalées, les rendez-vous et les annulations sont effectués. La méconnaissance des règles d'étiquette des conversations téléphoniques peut conduire à la rupture de nombreux accords et à la méfiance de la part des partenaires et des clients.
Instructions
Étape 1
Travaillez votre voix. Si possible, enregistrez la conversation avec l'un des partenaires commerciaux sur un dictaphone et écoutez. Évaluez le timbre de votre voix, la vitesse de la parole, l'intonation et l'énergie. Pour rendre la voix plus agréable, la respiration doit être régulière, la posture doit être libre. Souriez en parlant - cette astuce vous aidera à rendre votre voix plus chaude et plus agréable. Essayez de vous débarrasser des mots parasites si vous les utilisez.
Étape 2
Préparez-vous à tous les appels sortants. Formulez les objectifs de la conversation, les phrases clés que vous utiliserez. Préparez un cahier et un stylo pour prendre des notes pendant que vous parlez. Lorsqu'ils vous répondent, n'oubliez pas de dire bonjour, de vous présenter et de nommer l'entreprise que vous représentez. Faites de courtes pauses pour que l'autre personne puisse vous répondre et se souvenir ou écrire votre nom. Demandez si votre abonné peut répondre à vos questions. Si la réponse est oui, veuillez indiquer l'objet de votre appel.
Étape 3
Lorsque vous répondez à un appel entrant, ne faites pas attendre l'interlocuteur plus de 3-4 sonneries. Assurez-vous de dire bonjour et de vous présenter. Lorsque vous parlez au téléphone, oubliez toutes les autres activités et conversations. Si vous avez besoin de temps pour répondre aux questions de l'autre personne, notez les contacts et proposez de le rappeler lorsque vous serez prêt. Si vous devez rediriger un appel, énoncez clairement l'essence de la question à votre collègue afin que l'appelant n'ait pas à la répéter. À la fin de la conversation, remerciez l'autre personne de vous avoir contacté.
Étape 4
Les règles de l'étiquette téléphonique disent que l'abonné qui a appelé est le premier à raccrocher et à commencer à dire au revoir. Il rappelle également en cas d'interruption de la communication. Lors de la planification d'une conversation téléphonique, tenez compte de l'heure: l'heure de début et l'heure de fin de journée de travail, où l'abonné peut avoir des questions urgentes, sont considérées comme infructueuses, ainsi que la pause déjeuner.
