Un employé qui a reçu de l'argent pour des frais de déplacement, l'achat d'articles en stock ou pour d'autres besoins doit déclarer les sommes qu'il a dépensées au service comptable de son entreprise. Pour ce faire, il doit remplir un rapport préalable (formulaire unifié n° AO-1) et y joindre tous les documents qui confirment les dépenses engagées.
Instructions
Étape 1
Remplir une note de frais commence par le devant. Entrez le nom de votre organisation sur la ligne supérieure. Indiquez la date du rapport, alors que le numéro n'a pas besoin d'être indiqué, ce champ sera rempli par le comptable. Ci-dessous, indiquez l'unité structurelle à laquelle vous appartenez, votre nom et vos initiales, ainsi que votre fonction. Notez l'objet de l'avance, par exemple « Frais de voyage », « Besoins du ménage », etc.
Dans la colonne de gauche, indiquez le solde des fonds comptables dont vous disposiez avant de recevoir la nouvelle avance (ou le dépassement s'il y en avait). Ci-dessous, indiquez le montant (ou plusieurs montants s'ils ont été reçus à la fois par la caisse et par la banque) reçu dans le cadre du rapport. Remplissez la ligne « Total reçu » avec le montant total que vous avez reçu du sous-rapport.
Étape 2
Après cela, vous devez remplir un rapport préalable au verso. Dressez la liste de tous les documents avec lesquels vous allez confirmer toutes les dépenses engagées, en remplissant les colonnes du premier au sixième pour chaque document.
Saisissez le numéro de série du document. Veuillez inclure la date et le numéro sur le document lui-même. Saisissez le nom du document (par exemple, ticket de caisse, ticket de caisse, ticket de caisse, etc.). Indiquez le montant (en roubles ou en devise) indiqué dans le document. Additionnez tous les montants et notez le résultat sur la ligne « Total ». Mettez votre signature et sa transcription ci-dessous.
Étape 3
Revenez ensuite au remplissage du devant. Remplissez la ligne "Occasion" avec le montant que vous avez indiqué sur la ligne "Total" au verso. Entrez le montant du solde (ou du dépassement) qu'il vous reste. Inscrivez ci-dessous le nombre de documents joints au rapport préalable et indiquez également le nombre total de feuilles de ces documents.
Étape 4
Vous n'avez pas besoin de remplir toutes les autres lignes, elles seront remplies par le comptable et le caissier (si vous retournez le solde au caissier).
Après avoir soumis le rapport au service comptable, le comptable sera obligé de vous remettre un reçu, qui doit être conservé. À l'aide de ce reçu, vous pouvez toujours confirmer que vous avez fait une déclaration pour les fonds qui vous ont été remis, en cas de malentendu.
