Lors de l'élaboration des ordres du personnel, il est nécessaire de prêter une grande attention à leur signification juridique. Pour être juridiquement contraignants, ils doivent contenir un certain nombre de détails nécessaires, y compris l'index d'enregistrement ou, en d'autres termes, le numéro du document. Les règles d'enregistrement des commandes sont déterminées par le document local de l'établissement, mais il existe également des règles générales.
Instructions
Étape 1
Le numéro d'ordre de l'ordre du personnel est également son numéro d'enregistrement (index). La numérotation de toutes les commandes (commandes) pour le personnel doit être conservée au cours de l'année de bureau séparément pour chaque groupe de documents administratifs dans des formulaires d'inscription spéciaux.
L'année d'activité coïncide généralement avec l'année civile (du 1er janvier au 31 décembre). Mais il existe des exceptions, par exemple les institutions culturelles, éducatives, etc., dans lesquelles l'année de bureau commence le 1er septembre.
Étape 2
Pour commencer, différenciez toutes les commandes en groupes distincts. Divisez les papiers en fonction de leur durée de conservation en documents de stockage à long terme et documents de stockage à court terme.
Dans les grandes organisations avec un grand nombre d'employés, pour plus de commodité, sélectionnez plusieurs groupes sur un sujet homogène dans le tableau des commandes avec la même période de stockage.
Par exemple, les documents destinés au stockage à long terme peuvent être divisés en groupes: ordres d'admission, ordres de licenciement, ordres de transfert. Et les papiers de stockage à court terme peuvent être différenciés en séries: commandes de vacances, commandes de voyages d'affaires.
Dans les organisations comptant un très grand nombre d'employés, il est parfois nécessaire d'élaborer des lettres de désignation des commandes pour chaque catégorie de personnel.
Étape 3
En outre, enregistrez chacun de ces groupes d'ordres sur le personnel dans des formulaires spéciaux. Comme formulaire d'inscription, vous pouvez utiliser un journal, des cartes d'inscription et de contrôle ou un système de gestion électronique de documents. Chacune de ces formes présente des avantages et des inconvénients.
Les cartes d'enregistrement et de contrôle et les classeurs électroniques, qui se reproduisent généralement, sont plus pratiques pour l'organisation et la recherche. Les journaux offrent plus de sécurité des informations.
Les formulaires d'inscription n'ont pas de norme stricte, mais contiennent généralement les informations suivantes:
- la date;
- le numéro de série de la commande;
- qui a signé (fonction, nom);
- un récapitulatif de la commande;
- socle;
- interprète.
Étape 4
Maintenant, pour numéroter les commandes par image, il suffit de regarder dans le journal correspondant et d'attribuer l'index suivant au document.
