Pour un commis novice, la conception de la correspondance entrante peut être un test de force. Cependant, dès que le processus est décomposé en étapes simples et compréhensibles, il devient une partie discrète de la journée de travail.
Instructions
Étape 1
Tous les documents reçus par l'organisation doivent être enregistrés le même jour, quel que soit leur mode d'arrivée (par e-mail, par coursier, par fax, etc.). Les e-mails doivent être imprimés, les messages téléphoniques doivent être enregistrés.
Étape 2
La colonne # 1 du journal indique la date de réception de chaque document. Colonne #2 - son numéro d'enregistrement. Le numéro est attribué dans l'ordre de réception, chaque année civile commençant par un. Ensuite, chaque document livré est vérifié: s'il a été livré correctement, si le colis est intact. S'il n'est pas marqué « en personne », l'enveloppe ou le sac est ouvert et le contenu est vérifié. S'il y a un inventaire, ils le vérifient. Si certains des documents spécifiés manquent, vous devez rédiger un acte approprié et mettre une note dans le journal de la correspondance entrante dans la section "Notes". Le nombre de feuilles avec pièces jointes est indiqué dans la colonne n°3.
Étape 3
Le type de correspondance est inscrit dans la colonne n° 4. Il peut s'agir d'une demande, d'un rapport de rapprochement, d'une lettre, d'une attestation, d'un télégramme, d'une notification, etc. Les deux colonnes suivantes indiquent l'expéditeur et le numéro de sortie de la lettre.
Étape 4
Un récapitulatif de l'envoi doit être indiqué dans la colonne n° 7. Par exemple, «Sur la fourniture d'un certificat sur la dette de AA Ivanov. banque "ou" Demande de recalcul des salaires de VV Sidorova ".
Étape 5
Ensuite, la correspondance est remise aux destinataires et, après réception de la résolution, elle est inscrite dans la colonne n ° 8, indiquant dans les deux exécuteurs suivants et la date limite d'exécution du document. Les notes indiquent que le document a été exécuté et où il est déposé.
