Parfois, les personnes qui utilisent des lettres pour la communication commerciale se demandent s'il est possible d'influencer la décision du destinataire de quelque manière que ce soit. Certaines personnes pensent que c'est impossible; d'autres répondent à la question par l'affirmative. Qui a raison? La correspondance commerciale est un travail très délicat. Après avoir rempli la lettre, vous devez faire preuve de respect envers le destinataire, être correct et discret ! Vous pouvez influencer une personne par le papier, mais pour cela, vous devez suivre certaines règles.
Établir un contact psychologique
Le contact psychologique dans la correspondance commerciale est très important, car en son absence, la coopération est presque impossible. Assurez-vous de vous adresser au destinataire en utilisant le mot « Cher ». N'abrégez jamais les mots dans un en-tête. C'est-à-dire que si vous ne connaissez pas bien la personne, vous pouvez postuler comme suit "Cher M. Petrov", et non "Uv. M. Petrov ".
Si vous avez déjà rencontré une personne et parlé de certains sujets liés à votre travail, assurez-vous d'utiliser ce fait dans l'introduction. Si vous ne connaissez pas le destinataire, renseignez-vous sur son entreprise.
Un exemple d'introduction.
1. Cher Petr Petrovitch ! Lors d'une réunion d'affaires qui a eu lieu au restaurant Angara le 12 octobre dernier, nous avons discuté du sujet de l'investissement dans les petites entreprises.
2. Cher M. Petrov ! Nous avons appris que votre entreprise est un leader dans la région d'Irkoutsk dans la production de scies à ruban. Notre société est engagée dans la production de scieries. Nous aimerions coopérer avec vous à l'avenir.
Si vous vous rendez compte que le chef de l'organisation est très soucieux de sa réputation et recherche des partenaires, vous pouvez lui demander conseil. Une telle personne acceptera volontiers d'aider, car vous pouvez influencer la réputation de l'entreprise. Il est très pratique de coopérer avec une telle organisation, car le responsable essaiera de respecter toutes les conditions du contrat afin de ne pas gagner d'avis négatifs.
Trouver des arguments et des faits
Pour convaincre un client que vous avez raison, vous devez trouver des arguments. Ils sont moyens, forts et les plus forts. Les psychologues conseillent de respecter la séquence suivante lors de la rédaction d'une lettre: fort - moyen - le plus fort.
Les arguments forts incluent les arguments suivants:
- La présentation présentera les derniers développements en matière d'équipement pour la production de scies à ruban.
- Le prix du matériel proposé sera inférieur de 30% au prix du marché.
Les faits moyens comprennent:
- Les participants à la présentation auront l'occasion de voir les nouveaux équipements en action, ainsi que d'obtenir des conseils sur le fonctionnement des appareils.
- La garantie du matériel proposé sera augmentée de 2 ans.
Les arguments forts incluent les arguments suivants:
- A la fin de la présentation, une promotion aura lieu, dont les participants pourront en obtenir une seconde totalement gratuite lors de l'achat de matériel.
Trouver le problème du destinataire
Avant de proposer quelque chose, essayez de trouver une raison qui pourrait inciter le lecteur à utiliser vos services ou à acheter un produit chez vous. Par exemple, vous offrez un service de fret. Étudiez attentivement le travail du destinataire, identifiez son insatisfaction. Pour ce faire, vous pouvez envoyer un "espion". Vous pouvez également savoir quelle entreprise il utilise. Ensuite, trouvez les aspects négatifs de l'organisation qui effectue le camionnage. Essayez d'identifier un problème qui peut survenir lorsque vous travaillez avec un tiers.
Si vous proposez un équipement meilleur que celui utilisé par le destinataire, assurez-vous de l'écrire dans la lettre, en vous référant au fait qu'avec vos appareils, le volume de production augmentera considérablement.
Formuler des pensées
Essayez de formuler vos pensées correctement. Par exemple, les psychologues conseillent de ne pas utiliser la particule « pas » et « ni » dans la correspondance commerciale.
Exemple.
Phrase incorrecte: le 12 octobre, cela ne vous ferait pas de mal de visiter notre exposition.
Phrase correcte: le 12 octobre, nous serons heureux de vous voir à notre exposition.
Conception de lettre
L'attitude du destinataire envers votre entreprise dépend de la conception de la correspondance sortante. La correspondance commerciale implique l'utilisation de papier à en-tête d'entreprise. Vous ne devriez pas expérimenter avec la police et la taille, il vaut mieux opter pour des normes, c'est-à-dire la police Times New Roman et la taille 12. Même si ce sont des bagatelles, mais sur le plan psychologique, cela a une grande influence sur une personne !
