L'offre commerciale, la description des services et les opportunités de coopération restent un outil publicitaire populaire lors de la communication avec des partenaires potentiels. La coopération avec une entreprise signifie un refus pour toutes les autres - et il est important d'écrire une lettre correctement afin de ne pas perdre des contacts prometteurs
Pourquoi l'offre est-elle rejetée ?
En règle générale, une offre commerciale est la première étape des négociations: le client n'a pas encore décidé avec qui il travaillera, les fournisseurs ou entrepreneurs attendent sa décision et essaient d'attirer l'attention sur eux. Les offres commerciales sont envoyées par dizaines - c'est l'occasion de vous montrer sous votre meilleur jour, de décrire toutes vos capacités et de faire bonne impression sur un partenaire potentiel. Dès que la décision est prise, toutes les propositions reçues sont envoyées dans le dossier avec les contacts potentiels au cas où vous deviez changer d'entrepreneur - et dans cette situation il est important de rédiger correctement une lettre de refus, tout en gardant la possibilité de réitérer contact.
Ethique du refus
Dans une lettre de refus, il est important de faire preuve de respect pour l'interlocuteur - sa proposition était digne, il a passé du temps à discuter des détails, bien que non couronnés par la conclusion d'un accord, et attend de vous une décision, même négative.
Le refus se fait sur papier à en-tête de l'entreprise sous forme électronique ou papier, selon la situation. Les normes de communication d'entreprise exigent que la ligne d'objet désignée soit neutre, sans négatif - les phrases «Répondez à votre proposition», «À propos de la coopération», «À propos du travail» conviennent. Choisissez le sujet que le destinataire a utilisé dans sa lettre. Il n'est pas souhaitable d'utiliser des sujets de réponse automatique pour les e-mails, par exemple, "RE: Offre commerciale", afin qu'il n'y ait aucun sentiment d'inattention du destinataire.
Il n'y a rien de nouveau à s'adresser à l'interlocuteur pour ce genre de lettres - il est conseillé d'utiliser le nom et le patronyme, si vous les connaissez, avec l'ajout du mot "Cher". À la fin de l'appel, un point d'exclamation ou une virgule est mis, selon les normes de mise en forme des lettres de votre entreprise. Un autre élément important d'un refus écrit est un lien vers une offre qui vous est parvenue et à laquelle, en fait, vous refusez. Il est préférable d'insérer le lien en début de lettre, immédiatement après la demande - "En réponse à votre demande du 08/06/12…", "Vers l'offre commerciale du 9 mai…".
Il est impératif d'exprimer ses regrets pour le refus. Si des documents ou du matériel d'information étaient joints à la lettre avec une offre commerciale, indiquez que vous les avez reçus et que vous vous en êtes familiarisé - par exemple: « Merci pour une présentation détaillée, nos spécialistes ont lu les informations fournies, mais, malheureusement, nous sont contraints de refuser vos services ». N'oubliez pas d'indiquer le motif du refus si vous êtes autorisé à le faire - par exemple, si l'offre ne répond pas aux termes de l'appel d'offres. Le choix d'une offre plus avantageuse comme motif de refus n'est traditionnellement pas exprimé.
