La tenue d'une documentation spéciale fait partie intégrante du service du personnel d'une entreprise. Parallèlement, un dossier personnel est obligatoire pour chaque salarié. À l'avenir, les fichiers personnels sont archivés dans des dossiers spéciaux.
Nécessaire
- - les documents personnels du salarié;
- - liste des documents;
- - un dossier pour un dossier personnel.
Instructions
Étape 1
Commencez à enregistrer un dossier personnel pour un employé immédiatement après son embauche. Il n'existe pas de formulaire unifié pour déposer un dossier, vous pouvez donc le développer vous-même. Créez des copies du passeport de l'employé, du certificat d'assurance retraite, du certificat TIN et d'autres documents personnels, si nécessaire, tels qu'un certificat médical et un permis de conduire.
Étape 2
Concevez une couverture pour votre dossier personnel. Indiquez le nom de votre organisation conformément aux documents constitutifs, mettez le numéro de série du dossier et la date de sa préparation. Vous pouvez également écrire la durée du contrat de travail avec le salarié. Laissez un espace pour les notes sur le licenciement, le transfert, etc. Au centre de la couverture, placez le nom, prénom et patronyme du salarié en toutes lettres, sa fonction.
Étape 3
La première page du dossier personnel doit contenir un inventaire des documents disponibles de l'employé. Il est préférable de compiler l'inventaire sous forme électronique. Assurez-vous d'inclure le nom de l'employé autorisé et la date de l'inventaire. Les informations sur les documents disponibles peuvent être placées sous forme de tableau, en notant le nombre de chacun d'eux et en prenant les notes nécessaires. Au bas de l'inventaire doivent figurer les signatures du compilateur et de l'employé pour lequel le dossier personnel est constitué. Joindre des copies des documents existants après la liste. Ceci est suivi de tous les documents liés au flux de travail, par exemple, un ordre de vacances, des accords sur les modifications du contrat de travail, etc.
Étape 4
Déposez votre dossier personnel dans le dossier d'archive. Ces documents doivent être conservés par un spécialiste du personnel ou un directeur de l'entreprise sous un accès limité aux données. Les salariés peuvent recevoir n'importe lequel des documents d'un dossier personnel en accord avec le responsable et sous récépissé personnel. Lorsqu'un employé est licencié ou transféré, le dossier personnel est transféré dans une archive spéciale sur les anciens employés de l'entreprise.
