Pour conserver les données personnelles des employés, certains employeurs utilisent des fichiers dits personnels. Selon l'article 85 du Code du travail, les travailleurs du personnel doivent recevoir, stocker et regrouper des informations sur chaque salarié. Pour cela, il est conseillé d'utiliser de tels fichiers personnels. Quel est l'ordre de leur inscription ?
Instructions
Étape 1
Tout d'abord, il convient de préciser que la gestion des dossiers personnels n'est pas un document obligatoire pour les organisations, mais si vous décidez de l'utiliser, vous devrez vous laisser guider par les règles du travail de bureau.
Étape 2
Lorsqu'un employé est embauché, le gestionnaire émet un ordre (instruction) sous la forme n° T-1. Sur la base de ce document, générez une carte personnelle pour un nouveau salarié (formulaire n° T-2).
Étape 3
Pour remplir ce formulaire, vous aurez besoin des documents suivants: passeport, carnet de travail, certificat d'immatriculation (TIN), certificat d'assurance, carte d'identité militaire (le cas échéant), certificat ou diplôme et autres documents, par exemple, pour un chauffeur - un permis de conduire, pour les cuisiniers - un livre médical, etc.
Étape 4
Faites des copies de tous les documents ci-dessus et classez-les dans un dossier personnel par ordre chronologique. Cette archive est conservée au service du personnel ou au service comptable, toute modification n'est effectuée que par les personnes responsables. Mais gardez à l'esprit que le cahier de travail n'est pas inclus dans le dossier personnel, il doit être conservé séparément dans un coffre-fort ou sous clé. Les personnes responsables de la sécurité de ces documents sont désignées par arrêté séparé.
Étape 5
Répertoriez tous les documents de l'inventaire, apportez des modifications dans la colonne spéciale "Pièces jointes". Il contient également les numéros de série des documents, le nombre de feuilles de chacun d'eux et la date de réception.
Étape 6
Certains des documents du dossier personnel sont un questionnaire, une autobiographie, des explications écrites et des déclarations éventuelles. Rappelons que l'archive n'est pas transférée à l'employé lui-même et même si nécessaire, l'employé ne peut consulter le dossier personnel qu'en présence du responsable.
Étape 7
Une fois le dossier formé, remplissez la page de couverture. Pour ce faire, au centre au milieu, écrivez le numéro de série de cette archive, le nom de l'organisation, le poste de l'employé, ainsi que son nom complet.
