Les décisions importantes prises lors d'une réunion, d'une réunion ou d'une réunion doivent être consignées dans le procès-verbal afin qu'elles puissent être prises pour exécution. Pour ce faire, il est tout d'abord nécessaire de rédiger correctement le protocole, en accordant une grande attention à la fois à la forme et au contenu du document. Malgré l'absence d'un formulaire unique, il y a quelques particularités ici.
Instructions
Étape 1
Préparez des feuilles de papier A4 ou du papier à en-tête de l'entreprise (pour les documents internes). Cela vous évitera d'avoir à saisir manuellement tous les détails (nom de l'organisation, adresse, etc.). En haut au centre de la feuille, écrivez immédiatement le nom "Minutes", et en dessous, en plus petits caractères, décrivez brièvement l'essence - le sujet principal de la réunion. Indiquez la date et le lieu de l'événement. Commencez maintenant à remplir la partie introductive obligatoire, qui concerne la liste des participants à la réunion qui sont directement impliqués dans la prise de décisions générales.
Étape 2
Au début, écrivez le nom, le prénom, le patronyme et la fonction de l'animateur (président de séance). Dans le même format, nommez les coordonnées du secrétaire qui dresse le procès-verbal de la réunion. De plus, dans la section « Participé », énumérez toutes les personnes qui ont participé à la réunion (nom complet, poste). Dans le cas d'un grand nombre de participants, dont la liste ne tiendra pas sur la page, indiquez le nombre total d'entre eux, en joignant la liste complète dans un document séparé. N'oubliez pas d'y faire un lien en fin de protocole dans la rubrique "Annexe". Placez la section « Agenda » comme bloc suivant dans les minutes. Ici, dans une liste numérotée, listez toutes les questions pour cette réunion.
Étape 3
Remplissez le contenu du protocole dans le strict respect de l'ordre spécifié dans l'ordre du jour. Chacun des paragraphes doit contenir trois sections. Dans le premier d'entre eux ("Écouté"), remettez les textes des rapports et assurez-vous d'indiquer les noms et initiales, ainsi que les positions des intervenants. Dans la section « Intervenants », dans un format similaire, indiquez les autres participants à la réunion qui ont pris la parole lors de la discussion. Dans la section suivante intitulée « Décidé », énumérez les décisions qui ont été prises lors de l'audience, indiquez le nombre de votes exprimés « contre », « pour » ou « abstention ». Ensuite, placez les signatures du président et du secrétaire de la réunion.
