À bien des égards, le sort de l'affaire prévue, de la demande, de la déclaration, de la coopération ultérieure dépend de la première lettre commerciale que vous envoyez à votre partenaire ou investisseur potentiel. Il s'agit d'une sorte de carte de visite qui vous permet de juger du sérieux avec lequel vous devez réagir à votre appel. Il témoigne de vos qualités commerciales, de votre compétence, de votre capacité à en présenter l'essentiel de manière cohérente et succincte. Le contenu de la lettre peut varier, mais les points clés de la conception de toutes les lettres commerciales sont les mêmes.
Instructions
Étape 1
Une lettre commerciale est écrite sur une feuille de papier A4 standard avec le tampon d'angle ou l'en-tête de votre organisation. Le cachet ou l'en-tête doit inclure le nom de votre entreprise, votre adresse postale, votre téléphone, votre télécopieur et votre adresse e-mail ou site Web. Cela permet au destinataire de votre lettre de contacter rapidement votre organisation sans aucun problème.
Étape 2
La conception des contours du texte de la lettre - les marges et les retraits sont conformes à GOST R 6.30-2003, à gauche - 3 cm, à droite - 5, 5 cm. Habituellement, la police Times New Roman 12 est utilisée. Si la lettre doit être sur plusieurs pages, elles doivent être numérotées. Ci-dessus se trouve le numéro d'enregistrement sortant de la lettre et la date de sa rédaction.
Étape 3
Dans l'en-tête de la lettre, la fonction, le nom, le nom et le patronyme du destinataire, l'adresse de l'organisation où la lettre est envoyée sont écrits L'objet de la lettre est indiqué à droite. La lettre doit commencer par l'adresse "Cher(s)", "Monsieur" ou "Maîtresse", suivie du nom et du patronyme du destinataire.
Étape 4
Le premier paragraphe du texte principal est une annonce ou une introduction, il commence généralement par les phrases "Pour le moment …", "S'il vous plaît …", "Nous sommes heureux de vous informer …", etc. L'adresse du destinataire est toujours écrite avec une majuscule. Dans l'introduction, résumez brièvement l'essence de la lettre et passez à la partie principale.
Étape 5
Divisez le texte en petits paragraphes qui sont logiquement liés les uns aux autres. Ne donnez pas de détails inutiles, énoncez l'essence même. Idéalement, le volume d'une lettre commerciale ne doit pas dépasser une page, essayez de le respecter.
Étape 6
Commencez le dernier paragraphe par les mots: « Basé sur ce qui précède… », « Considérant ce qui précède… » et après eux, énoncez votre proposition, votre demande, vos conclusions.
Étape 7
S'il y a des pièces jointes à la lettre commerciale, incluez-les dans une liste numérotée, en mentionnant leur nom et le nombre de feuilles dans chaque document.
Étape 8
Complétez la lettre avec le titre du poste, la signature et sa transcription. Si votre subordonné a écrit la lettre, le nom, les initiales et le numéro de téléphone de l'interprète doivent être indiqués en bas de la page.
