Une lettre au client est écrite s'il est impossible de remplir ses obligations envers lui par votre organisation, s'il n'a pas transféré d'argent pour les marchandises livrées et s'il est nécessaire de l'informer de la nouvelle gamme.
Instructions
Étape 1
Commencez votre lettre en demandant à quelqu'un qui représente l'organisation du client. Dans cette partie de la lettre, des expressions de politesse telles que "Cher Ivan Andreevich", "Monsieur Remizov" sont appropriées. Si l'entreprise cliente ne dispose pas d'une personne précise avec laquelle des relations ont été établies, contactez « Chers Messieurs ».
Étape 2
Présentez-vous avec le nom de votre organisation. Utilisez des phrases standard, par exemple, "MontazhSpetsStroy LLC aimerait vous exprimer notre respect et souhaiter la prospérité de votre organisation." Cela vous permettra d'orienter votre client, en lisant le texte principal, il ne se posera pas de questions sur qui est le destinataire de la lettre.
Étape 3
Formulez le motif de la lettre. La forme de l'écriture et le contenu du message en dépendent. La raison la plus courante pour écrire des lettres à un client est le non-paiement des marchandises livrées ou des services rendus. Dans ce cas, reportez-vous à la clause correspondante de l'accord, indiquez que le client est responsable du paiement de la facture dans un délai précis. S'il ne s'agit pas de votre première lettre à ce sujet, faites appel à la responsabilité du client pour manquement aux obligations prévues à l'article X du contrat de fourniture. Veuillez noter qu'en cas de non-paiement des factures, vous devrez vous adresser au tribunal.
Étape 4
Excusez-vous auprès du client si le motif de la rédaction de la lettre était l'impossibilité de lui livrer les marchandises dans les termes spécifiés dans le contrat. N'essayez pas d'expliquer les raisons pour lesquelles vous manquez le délai de livraison, cela ne intéresse pas le client, il est préférable de l'informer de la durée pendant laquelle votre organisation sera en mesure de remplir ses obligations en vertu du contrat. À la fin de la lettre, utilisez les phrases « Merci de votre compréhension », « Nous espérons une coopération future. »
Étape 5
Informez le client de la nouvelle gamme de produits proposée par votre entreprise, si votre partenaire n'est pas au courant de l'assortiment modifié. Dans une telle lettre, il est souhaitable d'indiquer les remises dont le client bénéficiera lors de l'établissement de nouveaux contrats de fourniture en tant que client régulier.
Étape 6
Abonnez-vous à la fin de la lettre. Laissez vos coordonnées afin que le client sache comment contacter votre organisation. Je souhaite tout le meilleur à l'organisation et à la personne qui la représente.
