Les réunions sont un élément essentiel de la vie des entreprises. C'est un outil de suivi, de fixation des objectifs de gestion et de mise en œuvre du retour d'expérience. Lors de la réunion, des rapports sont faits et des informations sont données sur l'état actuel des choses. Ses participants ont la possibilité de se concerter et de prendre finalement les décisions nécessaires à la bonne exécution des tâches assignées.
Instructions
Étape 1
Définir le but de la réunion. Ses participants peuvent se réunir, par exemple, pour procéder à un premier échange de vues, écouter un rapport sur l'état des lieux, préparer des recommandations pour résoudre d'éventuels problèmes ou accepter ces problèmes. Le sujet de la réunion doit intéresser tous les participants à la réunion.
Étape 2
Faites un ordre du jour de la réunion. Dans celui-ci, indiquez une liste de questions qui doivent être entendues et discutées au cours de celle-ci. Seuls les problèmes qui ne peuvent pas être résolus dans un ordre de marche doivent être discutés. Envoyez l'ordre du jour préliminaire de la réunion à tous les participants et écoutez leurs souhaits et commentaires sur le sujet et l'ordre du jour de la réunion. Ajuster l'ordre du jour en tenant compte des souhaits exprimés.
Étape 3
Décidez du lieu, de l'heure et du mode de la réunion. Désignez des orateurs et des points focaux pour chaque point à l'ordre du jour. Demandez aux présentateurs de soumettre leurs résumés à l'avance. Déterminez le calendrier de la réunion, indiquez le temps alloué à la discussion de chaque question. Envoyez l'ordre du jour final de la réunion et l'ordre du jour à chaque participant.
Étape 4
Si nécessaire, envoyer aux participants les résumés des rapports qui seront présentés lors de la réunion, les projets de décisions à prendre, les notes d'information et les matériaux d'analyse.
Étape 5
Réfléchissez à la question de savoir comment asseoir au mieux les participants à la réunion afin de réduire au minimum la possibilité de situations de conflit. Les psychologues ont remarqué que plus souvent les personnes assises face à face entrent dans des conflits et des disputes, moins souvent celles qui sont assises les unes à côté des autres. Considérez ce facteur.
Étape 6
Identifiez un président qui sera en mesure de diriger la réunion afin que tous les problèmes soient résolus de manière optimale et dans les plus brefs délais. Pour ce faire, il doit fournir des décisions constructives de la part de chaque participant à la réunion et rendre la discussion pragmatique.
Étape 7
Assurez un ordre strict d'exécution du programme de la réunion et celle-ci sera couronnée de succès et les décisions prises lors de celle-ci seront efficaces.
