Un extrait du cahier de travail est effectué par un employé du service du personnel de l'organisation sur la base d'une demande écrite de l'employé dans les trois jours ouvrables. Cette disposition est inscrite à l'art. 62 du Code du travail de la Fédération de Russie, ainsi que l'article 7 des Règles pour la tenue et le stockage des cahiers de travail, la fabrication de formulaires de cahiers de travail et leur fourniture aux employeurs, approuvées par le gouvernement de la Fédération de Russie en date du 16.04.2003 No. 225 "Sur les cahiers de travail".
L'extrait est rédigé sur papier à en-tête de l'organisme, s'il y en a un, et doit être certifié par la signature du responsable, ainsi que le sceau de l'organisme. L'extrait doit contenir les informations indiquées sur la page de titre, ainsi que dans les rubriques « Informations sur l'œuvre » et « Informations sur l'attribution ». Un extrait du cahier de travail est remis gratuitement au salarié.
Lors de la certification de la conformité de l'extrait avec l'original du cahier de travail, en dessous de la « Signature » requise, une inscription de certification est apposée, constituée des éléments suivants: l'inscription « True »; la position de la personne qui certifie; signature personnelle de la personne qui certifie; décryptage de la signature (initiales, nom); date d'assurance. L'organisation peut utiliser un sceau spécialement conçu avec le texte « Correct. Inspecteur des ressources humaines _ ou autre texte similaire. Mais même s'il y a un sceau, la signature du certificateur doit être apposée à la main. Le sceau et la signature du fonctionnaire autorisé attestent de l'exactitude de l'extrait du cahier de travail. La déclaration contient également la date d'émission et une note est faite que le document original se trouve dans l'entreprise, l'institution donnée.
