Lors de la préparation d'un projet commun entre différentes organisations ou divisions d'une entreprise, il est souvent nécessaire de discuter des détails individuels et des conditions de mise en œuvre. Dans ce cas, un mécanisme de coordination est lancé, qui permet, compte tenu des intérêts des parties, d'élaborer une position commune sur l'ensemble de la liste des questions. La conception d'une telle lettre est soumise aux lois générales du travail de bureau, mais elle présente quelques particularités.
Instructions
Étape 1
Préparez une liste de questions sur lesquelles vous vous mettrez d'accord. En règle générale, une lettre contenant de telles conditions est un document indépendant précédant la conclusion du contrat principal. Dans certains cas, il peut être utilisé comme un document interne nécessaire à l'élaboration d'une solution générale et nécessitant une confirmation d'éligibilité de différents services (sécurité, juridique, financier, conception, etc.). Dans d'autres cas, il est prêt à discuter de questions controversées avec des organisations partenaires dans le cadre d'un projet commun.
Étape 2
Pour rédiger une lettre d'appel à une contrepartie, vous aurez besoin de ses coordonnées et des conditions mêmes qui font l'objet d'un accord. Commencez la lettre en précisant le destinataire dans le coin supérieur droit (nom de l'organisme partenaire, civilité, nom et initiales du responsable). Ici, informez brièvement l'objet de la lettre "sur approbation …". Dans ce cas, vous n'avez pas besoin d'écrire le nom du document. La première phrase de la lettre sera un appel nominatif et patronymique à la personne responsable du développement de la partie du projet que mène son organisation. Bien sûr, sans oublier d'ajouter le mot "Cher". Ensuite, demandez à examiner les conditions proposées, donnez-en une liste et prenez une décision sur l'approbation.
Étape 3
Dans la dernière partie de la lettre, indiquez le délai dans lequel il est nécessaire d'exécuter l'accord et d'apporter les modifications nécessaires ou d'accepter la proposition dans son intégralité. Elle est suivie de la date de la lettre, de la signature du responsable et de sa transcription entre parenthèses.
Étape 4
Veuillez noter que la lettre d'approbation peut être soit le document principal garantissant les termes de l'accord préliminaire, soit un document d'accompagnement. La lettre à laquelle sera joint le protocole d'approbation ou autre document sous forme de liste ou de liste devra contenir la rubrique « Annexe ». Dans celui-ci, nommez les pièces jointes (en les ayant préalablement numérotées) proposées à l'accord des parties.
