Une réception officielle est l'un des formats les plus populaires de réunions d'affaires dans la pratique représentative des entreprises. Une réception bien organisée des invités est une excellente occasion d'établir de nouveaux et d'élargir les anciens liens commerciaux avec des partenaires, de recevoir des informations importantes pour l'entreprise, de renforcer sa réputation, d'ajouter de nouvelles "couleurs" à l'image.
Instructions
Étape 1
Les motifs des réceptions peuvent être très différents: vacances, anniversaires d'événements marquants, visite d'un invité d'honneur (ou le voir partir), arrivée (ou départ) d'une délégation d'une entreprise partenaire, vernissage d'une exposition, signature d'un « contrat ou convention, occasion d'information nécessitant des contacts d'appui avec des représentants de la presse. Il peut s'agir simplement d'un événement régulier de l'organisation - sans aucun lien avec aucun événement.
Étape 2
Le plan de préparation à l'admission comprend:
• sélection de la forme (type) d'admission, • établir une liste d'invités, • distribution des invitations,
• planification des places assises aux tables, mise en place des tables, élaboration d'un menu (dans le cas de l'organisation de « repas » - petit-déjeuner, déjeuner, dîner) La préparation du volet contenu est tout d'abord: la planification d'un sujet d'échange de vues et habilement "construire" les discours-commentaires des militants de la rencontre, qui lors de l'accueil est coordonné par le(s) présentateur(s). Leur objectif est de rendre l'événement productif et intéressant pour tous les invités.
Étape 3
Les techniques sont généralement subdivisées en:
• le jour et le soir;
• avec sièges (c'est-à-dire avec sièges attribués aux invités à l'avance) et sans sièges;
• formel (formel) et informel (informel).
Étape 4
Les rendez-vous de l'après-midi sont des rendez-vous courts de l'après-midi. Pour de telles réceptions, les noms étaient fermement fixés: « coupe de champagne », « verre de vin », « petit-déjeuner ».
Les deux premiers formats sont les plus simples. Les places aux tables ne sont pas prévues (des boissons, des collations sont proposées par les serveurs aux invités debout - en règle générale, de 12h00 à 13h00).
Le "petit-déjeuner" dure d'une heure et demie à deux heures (généralement dans l'intervalle de 12h00 à 15h00). Code vestimentaire - décontracté (sauf indication contraire dans les invitations).
Étape 5
Les réceptions du soir sont plus solennelles. Ce sont « thé », « cocktail », « buffet », « déjeuner », « déjeuner-buffet », « thé », « dîner ».
"Thé" - accueil entre 16h00 et 18h00. Il s'agit d'une réunion traditionnellement réservée aux femmes d'une durée de 1 à 1,5 heures. Produits de confiserie et de boulangerie, fruits, jus de fruits, eau, dessert et vins secs sont servis à table (les collations sont rares).
"Cocktail" et "buffet" (tenu debout) - réunion entre 17h00 et 20h00. Dure 2 heures. Le menu comprend des collations froides, des pâtisseries, des fruits (parfois des collations chaudes). L'alcool est affiché sur les tables ou servi dans des verres par les serveurs. Code vestimentaire - comme indiqué dans les invitations: soit un costume décontracté, soit un smoking.
Le "déjeuner" est organisé de 20h00 à 21h00, dure 2 à 2,5 heures. Ses plats: entrées froides, soupe, chaude (viande et poisson), dessert, boissons alcoolisées (chaque plat a le sien). Après le dîner (d'une durée d'une heure), les convives sont invités au salon, où l'on leur sert du thé ou du café.
"Dîner" est la dernière réception. Commence à 21h00 ou plus tard. Son menu est similaire au menu du dîner. Ainsi que la forme des vêtements - un costume sombre, un smoking ou un frac pour les hommes et une robe de soirée pour les femmes.
"Déjeuner-buffet" - une réception moins formelle (généralement organisée après une projection de film ou un concert). Les tables avec apéritifs sont servies comme une table de buffet. L'assise à des tables pour 4 à 6 personnes est gratuite.
Étape 6
Lorsque vous organisez une réception, pensez à tout dans les moindres détails. Assurez-vous que la taille de la pièce correspond au nombre d'invités. Quant au menu, il doit prendre en compte les goûts, les traditions nationales et religieuses des convives (attention, le cas échéant, à la préparation de plats aussi bien maigres que végétariens).
